Du kannst jetzt sehen, was jeder Kunde dir schuldet und wie viel von seinem Geld du hältst, und mit diesem Geld seine nächsten Rechnungen in wenigen Klicks bezahlen. Vorauszahlungen, Überzahlungen und was auf einer Gutschrift übrig bleibt, musst du nicht mehr nebenher verfolgen. Mehr zum Kundenguthaben.
Woher das Kundenguthaben kommt
Kundenguthaben ist Geld, das einem Kunden gehört, aber noch auf keiner seiner Rechnungen steht. Es entsteht, wenn ein Kunde mehr zahlt als die Rechnungen, denen du die Zahlung zuordnest, oder wenn du eine Bankzahlung mit Vorauszahlung oder sonstige Einnahme als Vorauszahlung erfasst. Ist eine Gutschrift größer als der noch offene Betrag ihrer Rechnung, bleibt der Rest ebenfalls als Guthaben, bis du ihn erstattest oder für eine andere Rechnung nutzt.
Nimmst du eine Zahlung von einer Rechnung weg, bleibt das Geld als Guthaben des Kunden. Bei einer Zahlung, die du von Hand eingetragen hast, fragt Sliptree, ob du sie als Guthaben behalten oder löschen willst. Zahlst du Guthaben zurück, ordne die ausgehende Bankzahlung als Erstattung an diesen Kunden zu. Die Erstattung zieht den Betrag dann vom Guthaben ab, sodass dasselbe Geld nicht noch einmal für eine Rechnung angeboten wird.
Die Saldo-Karte auf der Kundenseite
Die Kundenseite hat eine Karte Saldo mit zwei Beträgen je Währung: Offene Rechnungen, also was noch unbezahlt ist, und Kundenguthaben, mit einem Minus angezeigt. Klicke auf den Guthabenbetrag, um zu sehen, wie viel davon Rest auf Gutschriften und wie viel Ungenutzte Zahlungen sind, mit einem Link zu jeder Liste.
Oben auf der Karte werden die beiden zu einer Gesamtsumme addiert, darunter steht Kunde schuldet oder Kunde hat Guthaben. Zum Beispiel ergeben 1.240,00 € offene Rechnungen und −500,00 € Guthaben eine Summe von 740,00 €, die der Kunde schuldet. Liegen die Beträge in mehreren Währungen, steht die Summe in der Währung deines Unternehmens zum aktuellen Wechselkurs und ist mit ≈ markiert.
Mit Guthaben eine Rechnung bezahlen
Bei einer unbezahlten Rechnung sagt dir der Bereich Zahlung hinzufügen über dem Formular, wie viel Guthaben der Kunde hat. Klicke auf Guthaben verrechnen, hake das Guthaben an, das du verwenden willst, und senke den Betrag, wenn du nur einen Teil nutzen willst. Die Rechnung ist dann bezahlt oder teilweise bezahlt, und was du nicht verwendet hast, bleibt als Guthaben für später. Offene Gutschriften desselben Kunden stehen in derselben Liste, sodass auch der Rest einer Gutschrift eine andere Rechnung bezahlen kann.
Um Guthaben für mehrere Rechnungen auf einmal zu verwenden, klicke auf der Karte Saldo des Kunden auf Guthaben verrechnen. Sliptree hakt die ältesten offenen Rechnungen an, bis das Guthaben aufgebraucht ist, und du kannst vor dem Speichern ändern, welche Rechnungen es bekommen und wie viel. Die Meldung nach dem Speichern bietet an beiden Stellen Rückgängig an.
Kundensalden in der Kundenliste
Die Kundenliste hat zwei neue Spalten, Offene Rechnungen und Kundenguthaben, und du kannst nach beiden sortieren. Der Filter Saldo findet die Kunden mit offenen Rechnungen oder Guthaben. Saldobetrag grenzt sie nach Größe ein, zum Beispiel auf die Kunden mit mehr als 500 € offenen Rechnungen.
Der Saldo in Rechnungs-E-Mails
Rechnungs-E-Mails haben zwei neue Platzhalter, Kundensaldo und Überfälliger Kundensaldo. Tippe : in eine E-Mail-Vorlage oder in die Nachricht und wähle einen davon. Die E-Mail zeigt dann, was der Kunde insgesamt schuldet, oder nur den überfälligen Teil, nachdem sein Guthaben abgezogen ist. Das ist nützlich in einer Erinnerung, in der der Kunde den ganzen Betrag sieht und nicht nur eine Rechnung.