Arve koostamine aastal 2026: nõuded, näidis ja juhend alustajale

Arve on rohkem kui lihtsalt paber või PDF-fail, mis suunab klienti maksma. See on ametlik dokument, mis tõendab tehingut ja on ka maksude arvestamise aluseks.

Korrektselt koostatud arve on oluline nii sinu ettevõtte raamatupidamise kui ka professionaalse kuvandi loomise seisukohast. Viisaka disainiga ja korrektne arve näitab kliendile, et sinu ettevõte on usaldusväärne ja hästi organiseeritud.

Kui sa ei ole arvete koostamisega varem kokku puutunud, võib esialgu tekkida palju küsimusi:

• Kuidas teha arvet nii, et see oleks ilus ja vastaks kõigile nõuetele?

• Mis informatsioon peab arvel olema?

• Kas kasutada mõnd spetsiaalset tarkvara või teha ise?

• Ja mis saab siis, kui klient palub saata e-arve?

Need küsimused võivad tekitada ärevust, kui sa ei ole varem ettevõtte finantspoolega kokku puutunud.

Tegelikult on võimalik kogu arveldamise protsess muuta lihtsaks ja murevabaks kui sa tead mõningaid põhitõdesid.

Loe lähemalt, kuidas saad arvete koostamise teha enda jaoks võimalikult kiireks ja mugavaks.

Kiire ülevaade (TL;DR)

• Ettevõtetevahelisel arvel peavad olema arve number, tehingu kuupäev, müüja ja ostja andmed ning müüdud kauba või teenuse kirjeldus, kogus, hind ja summa.

• Käibemaksukohustuslane peab lisama arvele ka KMKR-numbri, käibemaksumäära ja käibemaksusumma; mõne tehingu puhul on vaja ka täiendavaid märkusi.

• Maksetähtaeg, pangakonto, viitenumber ja viivise info ei ole alati kohustuslikud rekvisiidid, kuid need tasub arvele sellegi poolest lisada.

• Arve võib koostada ka näiteks Wordis või Excelis, kuid spetsiaalne arvetarkvara aitab vähendada käsitööd, vigu ja arvete haldamisele kuluvat aega.

• Sliptree abil saad koostada PDF-arveid, saata e-arveid ka tasuta paketis, kasutada kliendiandmete automaatset otsingut ning hallata arveid ja maksete staatust ühest kohast.

Mis rekvisiidid on arvel kohustuslikud?

Eestis reguleerivad arvete nõudeid raamatupidamise seadus ja käibemaksuseadus.

Arvele lisatavad kohustuslikud andmed sõltuvad muu hulgas sellest, kas arve esitatakse ettevõtete vahel, kas arve esitaja on käibemaksukohustuslane ning millise tehinguga on tegemist.

Selles juhendis keskendume eelkõige ettevõtetevahelisele arveldamisele. Kui soovid arvet saata eraisikuna, tutvu meie vastava juhendiga: Eraisikuna arve esitamine.

Tavaline ettevõtetevaheline arve peaks võimaldama üheselt aru saada, kes kellele mida müüs, millal tehing toimus ja kui suur oli tehingu summa.

Ettevõtetevahelisel arvel peaksid olema vähemalt järgmised andmed:

1. Arve väljastamise kuupäev - millal arve on koostatud

2. Arve number või muu identifitseerimistunnus - unikaalne number, mis võimaldab arvet identifitseerida (järjestikune või muul viisil üheselt määratletav)

3. Müüja andmed - ettevõtet identifitseerida võimaldavad andmed (ettevõtte nimi, aadress ja registrikood)

4. Ostja andmed - tehingupartnerit identifitseerida võimaldavad andmed (eraisikule arve esitamise puhul ei ole vajalik)

5. Kauba või teenuse nimetus - mida müüsid ja mis hinnaga

6. Tehingu arvnäitajad – näiteks kogus, hind ja summa

Kui sinu ettevõte on käibemaksukohustuslane, siis peavad arvel olema lisaks järgmised andmed:

1. Käibemaksukohustuslase number (KMKR) - sinu ettevõtte käibemaksukohustuslase number

2. Ostja KMKR-number - kui ostjal tekib tehinguga seoses käibemaksukohustus

3. Käibemaksumäär ja käibemaksusumma - kui palju käibemaksu lisandub

4. Käibemaksuvabastuse või pöördmaksustamise alus - kui kohaldub (vt "Erijuhtumid" lõiku)

5. Kauba üleandmise, teenuse osutamise või ettemakse kuupäev - juhul kui see erineb arve väljastamise kuupäevast ja on kindlaksmääratav

Soovituslikud elemendid

Lisaks kohustuslikele andmetele on mitmeid komponente, mida tasub arvele lisada, et see oleks professionaalsem ja informatiivsem:

1. Kontaktandmed - telefon ja/või e-post, et klient saaks vajadusel ühendust võtta

2. Pangakonto andmed - et klient teaks, kuhu arve tasuda

3. Maksetähtaeg - kuupäev, milleks klient peab arve tasuma. Maksetähtaja selge märkimine aitab vältida arusaamatusi ja annab aluse makse hilinemise jälgimiseks.

4. Viivise informatsioon - selgelt kokkulepitud viivisemäär kui arve jääb õigeaegselt tasumata

5. Ettevõtte logo ja visuaalne kujundus - aitab luua professionaalse kuvandi

6. Viitenumber - aitab siduda makse õige arvega, kasulik lisada kui esitatavate arvete hulk kasvab väga suureks

7. Arve kommentaarid või märkused - täiendav info, mida soovid kliendile edastada

Need elemendid ei ole küll seadusega nõutud, kuid nende lisamine muudab arve professionaalsemaks ja aitab vältida arusaamatusi tulevikus.

Erijuhtumid

Erinevad olukorrad võivad nõuda erinevat informatsiooni arvel. Siin on mõned levinumad erijuhtumid:

• Käibemaksukohustuslasena pead arvel käibemaksu korrektselt kajastama. Eestis kehtivad 2026. aastal käibemaksumäärad 24%, 13%, 9% ja 0%. Milline määr sinu tehingule rakendub, sõltub müüdavast kaubast või teenusest ning tehingu asjaoludest. Kui tehingule rakendub 0% käibemaksumäär või maksuvabastus, tuleb arvele lisada ka viide maksustamise alusele.

• Kui osutad teenust teise EL-i liikmesriigi käibemaksukohustuslasest ettevõttele, rakendub paljudel juhtudel pöördmaksustamine, mis tähendab, et käibe tekkimise koht ei ole Eesti ja üldjuhul käibemaksu arvele ei lisata. Sellisel juhul peavad arvel olema välja toodud kliendi KMKR-number ja asjakohane märge, näiteks „reverse charge“ või "käibemaksu pöördmaksustamine". Täpsed nõuded sõltuvad siiski tehingu liigist.

Mis saab siis, kui klient palub saata e-arve?

Avalikule sektorile arvete esitamisel on e-arved Eestis kasutusel juba aastaid. Alates 1. juulist 2025 võib ka iga äriregistris e-arve vastuvõtjaks märgitud Eesti ettevõte nõuda müüjalt e-arve esitamist.

Oluline on teada, et e-arve ei ole lihtsalt PDF-arve e-kirja manusena, vaid struktureeritud masinloetav dokument, mille saab saata otse vastuvõtja raamatupidamis- või majandustarkvarasse.

Kuidas käib e-arve saatmine?

E-arve saatmiseks on vaja kasutada e-arve võrku ühendatud teenust või tarkvara. Mõne lahenduse puhul tuleb sõlmida eraldi leping e-arve operaatoriga.

Sliptree võimaldab e-arveid saata otse süsteemist ning e-arvelduse aktiveerimine toimub mugavalt paari klikiga ettevõtte seadete alt.

Eesti klientide puhul kontrollib Sliptree ka seda, kas ettevõte on registreeritud e-arvete vastuvõtjaks. Rahvusvaheliseks e-arveldamiseks toetab Sliptree Peppol BIS 3.0 e-arve standardit.

Loe põhjalikku võrdlust erinevatest e-arve saatmise platvormidest siit.

Arve näidis koos selgitustega

Järgneval näidisarvel on olemas kõik olulised elemendid: müüja ja ostja andmed, arve number, kuupäev, maksetähtaeg ning detailne info teenuste või toodete kohta koos hindade, summade ja erinevate käibemaksumääradega.

Professionaalne välimus loob kliendile hea mulje sinu ettevõttest ja näitab, et suhtud oma ärisse tõsiselt. See ei ole vaid raamatupidamisnõue, vaid ka turundusmaterjal, mis peegeldab sinu brändi kuvandit.

Võimalused arvete koostamise jaoks

Arvete koostamiseks on mitmeid teid – alates täiesti iseseisvast lähenemisest kuni spetsiaalsete tarkvaradeni.

Vaatame, millised võimalused sul on ja mis sobib sinu ettevõttele kõige paremini.

Iseseisvalt koostamine (MS Word, Excel)

Kui oled just alustanud, võib tunduda ahvatlev teha arve ise, kasutades näiteks MS Wordi või Excelit. Selline meetod võib esimeste arvete puhul täiesti toimida, kuid veendu kindlasti, et arvel oleks kõik oluline välja toodud.

Exceli eeliseks on see, et saad valemitega automaatselt arvutada summa, käibemaksu ja kogusumma. Word võimaldab rohkem keskenduda arve visuaalsele küljele.

Sellise meetodiga parima tulemuse saamiseks ja vigade minimeerimiseks võid arve põhja disainida Wordis ja arve kalkulatsioonid Excelis ning need sealt tabelina Wordi kopeerida.

Sellise lähenemise eelised:

• Lihtne alustada, kui sul on nende programmidega juba kogemust

• Puuduvad täiendavad kulud, eeldusel, et sul on vajalik programm (Word, Excel) juba olemas

Aga on ka puudusi:

• Vigade oht on suurem (arvutustes, arvenumbrite järgnevuses, saadetud arve liigutamisel õigesse kausta jne)

• Vaja rohkem vaeva näha arve professionaalse välimuse saavutamiseks

• Ajakulu on märkimisväärne, kuna käsitsi failide haldamine teeb arvete saatmiseks vajaliku töö aeglasemaks

• Puudub ühtne süsteem arvete haldamiseks, automatiseerimiseks ning raamatupidamisega sidumiseks

• Arvete jälgimine ja meeldetuletused peab käsitsi korraldama ning kerge on unustada laekumiste jälgimist

• E-arvete koostamine sellisel viisil ei ole võimalik.

Kui valid selle tee, siis salvesta endale kindlasti arve põhi, mida on võimalik iga kord taaskasutada – nii hoiad aega kokku ja veendud, et iga kord on arve välimus samasugune.

Pea meeles, et vigade korral saab enne arve välja saatmist seda veel muuta, kuid pärast kliendile saatmist tuleks vigade parandamiseks teha uus arve või koostada kreeditarve, mitte lihtsalt vana arve faili üle kirjutada.

Arvete koostamine läbi spetsiaalse tarkvara

Õnneks on Eestis mitmeid häid tarkvaralahendusi, mis teevad arvete koostamise palju lihtsamaks. Neid on nii tasulisi kui tasuta ning valik sõltub sinu ettevõtte vajadustest.

Põhjalikku võrdlust Eestis levinud arve koostamise programmidest saad lugeda siit.

Sliptree on loodud eelkõige alustavale või väikeettevõtjale, et muuta arvete koostamine ja saatmine võimalikult lihtsaks.

Kuidas käib Sliptree abil arve koostamine?

Kõigepealt loo oma ettevõttele tasuta Sliptree konto.

Seejärel:

1. Vali sobiv arve disain meie näidiste hulgast, määra oma brändi kuvandile vastav värvitoon ja soovi korral lisa oma ettevõtte logo

2. Sisesta oma ettevõtte andmed, nagu nimi, aadress ja registri number

3. Määra arve andmed, nagu maksetähtaeg, viivis, valuuta ja mis keeles soovid arvet koostada

4. Lisa kliendi andmed käsitsi või otsi ettevõte nime järgi – Sliptree saab ettevõtte registriandmed automaatselt täita seitsme riigi registriandmete põhjal

5. Lisa toote nimetus, hind ja soovi korral muud märkmed, nagu tootekood või kirjeldus

6. Valmis! Saada kliendile professionaalne ja isikupärastatud arve meiliga või e-arvena, ning vajadusel lae arve alla ka pdf-failina

Peale esimest arve koostamist salvestuvad arve blankett, sisestatud tooted/teenused ning kliendi andmed automaatselt. Järgmise arve saatmisel saad rippmenüüst valida olemasoleva kliendi ning teenused või lisada lihtsa vaevaga uued.

Sliptree eelised alustavale ettevõtjale

Sliptree on loodud ettevõtjale, kellel on vaja arveid kiiresti koostada ja saata. Kasutajaliides on intuitiivne ja ei nõua pikka koolitust või tarkvaraga harjumist.

Sliptree platvorm on oluliselt lihtsam kui keerulisemad raamatupidamistarkvarad, mis nõuavad põhjalikumat süvenemist.

Sliptree peamised eelised on:

• Arve professionaalne välimus - Sliptree pakub mitmeid kujundusmalle, mis teevad sinu arved silmapaistvaks ja professionaalseks. Lisa oma logo ja kohanda arvet vastavalt brändi värvitoonidele, et arved peegeldaksid sinu ettevõtte identiteeti.

• Automaatne kliendi andmete laadimine - Süsteem laeb automaatselt kliendi ettevõtte andmed seitsme riigi äriregistrist: Eesti, Läti, Soome, Belgia, Leedu, Rootsi ja Norra ning täidab registriandmed automaatselt.

• E-arvete tugi - Sliptree võimaldab kiiresti ja mugavalt koostada ja saata e-arveid. Arvega seotud saatmine ja haldus käivad ühest kohast. Saada arved otse süsteemist e-arve formaadis või PDF-failina e-posti teel.

• Arve ajaloo ja maksete jälgimine - Sliptree võimaldab jälgida, millised arved on tasutud ja millised ootavad veel makset ning saata meeldetuletusi maksmata arvete kohta.

• Koosta müügipakkumisi - Saada kliendile professionaalne müügipakkumine, millest saad hiljem eduka tehingu järel genereerida arve ühe klikiga.

• Rahvusvaheline arvete saatmine - Kui sul on rahvusvahelised kliendid, saad Sliptree abil koostada arveid erinevates keeltes ning valuutades.

• Tasuta versioon alustamiseks - tasuta versioon pakub kõiki võimekusi väikese arveldamise mahuga ettevõttele. Äri kasvades saad vastavalt vajadusele valida järgmise taseme.

"Sliptree ilu seisneb selles, et seda on väga lihtne õppida. Me pole kunagi vajanud koolitust ja oleme saanud programmi enda klientidele arvete saatmise jaoks sobivaks kohandada. Globaalsele digitaalsele ettevõttele nagu meie on arvete saatmine mitmes keeles meeldiv lisavõimalus."

David Bailey

Blu Mint juhataja

Kokkuvõte

Arve ei ole ainult raamatupidamisdokument - see on ka oluline kommunikatsioonivahend sinu ja kliendi vahel. Professionaalne arve tõstab usaldusväärsust ning näitab, et oled tähelepanelik ja põhjalik.

Arvete koostamine ja saatmine ei pea olema keeruline või tülikas protsess. Õigete töövahendite ja teadmistega saad selle korraldada lihtsalt ja professionaalselt.

Kuigi alustavad ettevõtjad võivad alguses eelistada arvete koostamist Exceli või Wordi abil, tasub juba alustades kaaluda spetsiaalse tarkvara kasutamist, mis muudab protsessi lihtsamaks ja professionaalsemaks ning väldib ebamugavusi tulevikus.

Koosta ja saada arved ilma liigse käsitööta

Arvete koostamine ei pea võtma palju aega ega nõudma keerulist raamatupidamistarkvara. Sliptree aitab hoida arved, kliendid ja maksete info ühes kohas ning saad vajadusel saata samast süsteemist ka e-arveid.

Ava tasuta Sliptree konto kasvõi kohe ja veendu ise, kui lihtne on professionaalse arve koostamine!

Korduma Kippuvad Küsimused

Millised arve rekvisiidid on kohustuslikud?

Kohustuslikud rekvisiidid on: arve kuupäev, number, müüja andmed (nimi, aadress, registrikood), ostja andmed (kui tegu on ettevõttega), kauba või teenuse kirjeldus, kogus, hind ja summa. Käibemaksukohustuslasel lisanduvad KMKR-number, käibemaksumäär ja käibemaksusumma.

Kui pikk maksetähtaeg arvele määrata?

Tavapärane maksetähtaeg on 7-14 päeva, kuid suuremate summade puhul võib kaaluda ka pikemat tähtaega, näiteks 30 päeva. Pikemate tähtaegade puhul on soovitatav sõlmida eraldi kokkulepe.

Kas Sliptree kaudu on võimalik saata ka e-arveid?

Jah, Sliptree võimaldab lihtsa vaevaga koostada ja saata e-arveid. Saad saata arved otse süsteemist e-arve formaadis nii avaliku sektori asutustele kui ka teistele Eesti ettevõtetele, kes aktsepteerivad e-arveid.

Mis on e-arve ja tavalise PDF-arve erinevus?

E-arve on masinloetav dokument, mille saab saata otse vastuvõtja raamatupidamistarkvarasse. PDF-arve saadetakse tavaliselt e-posti manusena ning selle andmed tuleb vajadusel süsteemi eraldi sisestada.

Kas arve võib teha tagantjärele?

Jah, arve võib koostada ka pärast kauba tarnimist või teenuse osutamist, kuid see peaks toimuma mõistliku aja jooksul. Käibemaksukohustuslane peab aga arvestama seaduses sätestatud arve väljastamise tähtajaga - üldjuhul tuleb arve väljastada seitsme kalendripäeva jooksul pärast kauba kättesaadavaks tegemist või teenuse osutamist.

Kuidas kaitsta end maksmata arvete eest?

Kasuta arvete jälgimise töölauda, et hoida arvestus korras ning saada tasumata arvete puhul õigeaegseid meeldetuletusi. Selgelt sõnastatud maksetingimused arvel, sealhulgas viivis hilinenud maksete eest, aitavad vähendada makseprobleeme.