Kuidas määrata arve number? Praktiline juhend arve koostamiseks

Arve number on küll pisike detail arvel, kuid tegelikult on järjepidev ja korralik arve numbri süsteem ettevõtte raamatupidamise alus.

Korrektselt seatud numeratsioon aitab vältida segadust, lihtsustab arvete haldamist ning vastab ka Eesti seaduste nõuetele.

Anname praktilised nõuanded, kuidas määrata oma arve numbrid just väikeettevõtja ja vabakutselise vajadustest lähtuvalt.

Kiire ülevaade (TL;DR)

• Igal arvel peab olema kordumatu arve number, seda nõuab Eesti raamatupidamise seadus.

• Numeratsioonisüsteem peab olema loogiline, järjestikune ja hõlpsasti jälgitav (nt 2024-001, 2024-06-015).

• Valitud skeem võiks toetada ettevõtte vajadusi ja arvete mahtu.

• Kui numeratsioon läheb segamini, paranda see kohe ning teavita raamatupidajat.

• Korrektne arve number aitab säilitada järjepidevuse raamatupidamises ning lihtsustada arvete ajaloo jälgimist.

Milleks üldse arve number oluline on?

Arve number on igale arvele määratav kordumatu kood, mis aitab arvet alati üheselt tuvastada. Selleks võib olla numbrijada või tähtede ja numbrite kombinatsioon.

See ei ole pelgalt juhuslik number, vaid võtmetähtsusega info nii ettevõtte sisestes protsessides kui väljapoole suheldes.

Korrektne arve number on:

• vajalik tehingute jälgimisel ja maksete kontrollimisel,

• oluline klientidele, kes viitavad arvele tasumisel või probleemide korral,

• asendamatu raamatupidamises ja maksude deklaratsioonides.

Tähtis on, et ei tekiks segadust - arve number peab erinema tellimusest, lepingu numbrist, viitenumbrist või kliendinumbrist.

Ühtne arve numbri süsteem:

• võimaldab tehinguid mugavalt jälgida

• lihtsustab maksete ja arvelduse seostamist

• aitab säilitada korrektse aruandluse ja arvete arhiivi

• muudab nii auditeerimise kui ka hilisemate küsimuste korral kindla arve leidmise lihtsamaks

Kui arved ei ole süstemaatiliselt nummerdatud, tekib kiiresti segadus ja võib ette tulla keerulisi olukordi nii enda kui klientide jaoks.

Arve numbri seaduslikud nõuded Eestis

Eestis reguleerib arvel esitatavaid andmeid Raamatupidamise seadus. See sätestab:

• Igal arvel peab olema kordumatu number.

• Numeratsioon peab olema selge, loogiline ja järjestikune.

• Arve number peab olema arvel nähtaval kohal.

Lisaks arve numbrile peavad arvel veel tingimata olema arve kuupäev, teenuse/toote nimetus, hinna info ja müüja-ostja andmed. Korrektne arve number on seega üks peamistest elementidest, ilma milleta arve pole kehtiv.

Korrektselt vormistatud arve tagab, et arve on seaduslik ning raamatupidamises korrektselt käsitletav.

Arve numbri süsteemi valimine ja formaatide näited

Läbimõeldud süsteem aitab vältida arve numbrite dubleerimist ja segadust. Laias laastus on valikud järgmised:

Järjestikune numeratsioon

Kõige lihtsam süsteem väikese mahu korral: iga arve saab järjest suurema numbri, näiteks 001, 002, 003 jne. Sobib alustavale ettevõtjale, kes saadab mõne arve kuus.

Aastapõhine või kuupõhine numeratsioon

Kui saadetavate arvete kogus kasvab, või soovid jätta kliendile professionaalsemat muljet, võid siduda numbri ühe aastaarvu või kuuga, näiteks:

• 2024-001, 2024-002, ...

• 2024-06-001 (juunikuu esimene arve)

Selline skeem aitab ka tulevikus dokumente kiiremini sortida ning lihtsustab vajadusel hilisemat auditit.

Kombineeri tähti ja lühendeid

Soovi korral on võimalik lisada arve numbrisse tähti – näiteks “INV-2024-005” või “PROJEKT1-2024-001”. See võimaldab arveid rühmitada projektipõhiselt, keeleliselt või osakondade vahel.

Praktilised näited:

• 001, 002, 003 – lihtne järjestikune

• 2024-001, 2024-002 – aastapõhine

• 2024-06-001 – aasta- ja kuupõhine

• KLIENT15-2024-05 – kliendikoodi kasutamine

Kui oled alustav ettevõtja ning väljastad vaid üksikuid arveid, kuid soovid jätta endast suuremat muljet, on kuupõhine arvestus nutikam lähenemine, kuna nii "nullid" lugemise iga kuu alguses taas ära.

Oluline pole muster ise, vaid kindlus, et iga arve number on unikaalne ja süsteem loogiline. Tee oma valik ning jää sellele kindlaks iga arve koostamisel.

Arve numbri määramine praktikas: käsitsi vs. tarkvara

Käsitsi arve koostamine (Word/Excel vms) on täiesti võimalik, kuid eeldab hoolikat jälgimist ja igakordset kontrolli, et kordusi ega vahelejäämisi ei tekiks. Väikese koguse arvete puhul aitab lihtne tabel ülevaadet hoida.

Arvetarkvara (nt Sliptree) eemaldab rutiinse veaohu – järgmine arve number määratakse alati automaatselt, kordused välistatakse ning numbrisüsteemi saab vajadusel paindlikult muuta.

Sliptree võimaldab seada sobiva numbriformaadi, jälgida arvete ajalugu ning saata arveid PDF-failina otse kliendi meilile. Tänapäevased arvesüsteemid toetavad jooksvalt ka e-arvete saatmist ja aitavad veenduda, et sama numbrisüsteem säiliks.

Sliptreega saad:

• seadistada arve nummerdamise süsteemi vastavalt sinu soovile (järjestikune, aastapõhine vms),

• määrata igale uuele arvele automaatselt õige numbri,

• säilitada arvete ajalugu ning aitab vältida vigu (nt topeltnumbrid või vahelejätmised),

• lihtsustatud vigade parandusi, näiteks kui on vaja koostada kreeditarve.

Kuidas luua endale sobiv arve numbrite süsteem?

Mida valida, sõltub ettevõtte vajadustest. Küsi endalt:

• Kui palju arveid aastas väljastad?

• Kas haldad mitut ettevõtet, projekti või osakonda?

• Kui palju inimesi võib arveid luua? Kuidas hoida ülevaadet?

Sammud enda süsteemi loomiseks:

1. Vali lihtne skeem (nt 001 või 2024-001).

2. Juhul, kui on mitu arve koostajat, kirjuta reegel üles, et kõigil oleks ühine arusaam.

3. Kui koostad arveid ise Exceli või Wordiga, siis pea nummerdamise üle tabelit/töölehte.

4. Kui võimalik, kasuta arvetarkvara, mis hoiab numbrid automaatselt õiges järjekorras.

Vajadusel saad skeemi muuta näiteks siis, kui ettevõte kasvab – lihtsalt muuda reeglit ja märgi üleminek raamatupidamises.

Kas e-arve koostamisel pean valima erineva arve numbri süsteemi?

E-arve on digitaalselt vormistatud arve, mis vastab samadele juriidilistele nõuetele nagu tavaline arve. Seega tuleb e-arve saatmisel jälgida sama numbrite järjekorda, nagu klassikaliste arvete puhul.

Näiteks, kui viimane saadetud pdf-arve oli numbriga 004, siis sellele järgnev e-arve peab olema 005.

Levinud vead arve numbri määramisel (ja kuidas neid vältida)

• Korduv arve number: Kõige suurem viga, mida tuleb kindlasti vältida. Korduse korral tühista üks arvetest ning koosta korrigeeritud numbriga arve.

• Numbrid hüppavad järjestusest välja: Anna vahele jäänud numbritest raamatupidajale märku, et säiliks selgus ja järjepidevus.

• Segadus kliendi, lepingu või tellimuse numbriga: Arve number peab olema selgelt eristuv ja arvel ühetaoliselt tähistatud.

• Käsitsi tehes jääb kontroll puudu: Tarkvara kasutamine aitab automaatselt kõiki vigu vältida.

Kui numeratsioonis juhtub viga, ära proovi numbreid tagasiulatuvalt käsitsi muuta, vaid tee tühistus- või krediitarve uue numbriga ja märgi vead raamatupidamises.

Kokkuvõte

Korrektne ja läbimõeldud arve numbri süsteem säästab aega, närve ja aitab vältida arvestuslikke vigu. Loogiline järjestikune numeratsioon, mis vastab sinu ettevõtte vajadustele, on lihtsaim viis tagada, et kõigil arvetel on seadusele vastav ja praktikas töötav arve number.

Kui soovid lihtsustada arvete haldamist ja vältida tüüpilisi vigu, proovi arvetarkvara, mis teeb numbrihalduse muretuks – Sliptree hoiab kogu süsteemi automaatselt korras.

Korduma kippuvad küsimused

Millised on seaduslikud nõuded arve numbri määramisel Eestis?

Eesti Raamatupidamise seadus nõuab, et igal arvel oleks selgelt esitatud unikaalne number. See aitab ettevõttel ja kliendil arvet üheselt tuvastada ning seostada makseid ja raamatupidamiskandeid.

Kuidas valida ettevõtte jaoks esimene arve number?

Alusta numbrist 001 või näiteks aasta-esimese numbri kombinatsioonist (nt 2024-001), peaasi et numbrisari oleks loogiline ja järjestikune.

Kuidas peaksin valima enda ettevõttele sobiva arve numeratsiooniskeemi?

Arvesta oma arvete mahtu, erinevate projektide/arveliikide vajadusi ning seda, kas arveid koostab üks või mitu inimest. Skeem peaks olema lihtne ning võimaldama vajadusel kasvamist ja muutmist.

Mis saab, kui arve number kogemata dubleerub või jääb mõni vahele?

Dubleerimise korral tühista üks kahest arvest ja saada uus korrigeeritud numbriga arve. Vajadusel koosta tühistamiseks kreeditarve. Vahelejäänud numbrite puhul dokumenteeri põhjus raamatupidamises – numbreid tagasiulatuvalt muuta ei ole hea mõte.

Kas on võimalik oma arve numbrite süsteemi muuta, kui äri kasvab?

Jah, numbri formaati ja järjestikust saab muuta – tee muudatustest raamatupidamises vastav märge ning lepi kõik muudatused kokku ka oma raamatupidajaga.