E-arved 2025: Kõik, mida teada raamatupidamise seaduse muudatusest

2025. aasta 1. juulil jõustub raamatupidamise seaduse muudatus, mille raames muutub ka e-arvete kasutamise kord - ka sinu ettevõte võib peagi olla kohustatud e-arveid saatma.

Meie näeme siin väikeettevõtjatele pigem võimalust kui probleemi.

Loe edasi, et see muudatus enda kasuks tööle panna!

Kuidas muudatus väikeettevõtjaid mõjutab?

Peamine muudatus ettevõtja jaoks on see, et iga ettevõte võib oma tehingupartneritelt hakata nõudma e-arve esitamist.

Ehk kui varasemalt oli e-arvete saatmine kohustuslik vaid avaliku sektori ettevõtetega arveldamisel, siis nüüd pead olema valmis e-arveid esitama ka eraettevõtetega äri tehes.

Kui sa ei ole veel tutvunud e-arvete saatmise võimalustega, on nüüd õige aeg sellega tegeleda.

Millisel juhul pead olema valmis e-arvet saatma?

Kohustus saata e-arvet tekib juhul, kui sinu klient seda nõuab ning on end äriregistris e-arve vastuvõtjaks registreerinud.

Et vältida üllatusi, lepi arvete esitamise tingimused kokku juba enne tehingusse jõudmist, soovitavalt koostöölepingus.

Lepingus tasub täpsustada, kas arve tuleb esitada e-arvena või näiteks PDF-failina. Kui kokkuleppeks on e-arve, on mõistlik määratleda, millisele standardile e-arve peab vastama (näiteks EN 16931).

Täpsed muudatused, mis alates 1. juulist 2025 jõustuvad

1. Kõik ettevõtted saavad õiguse nõuda oma partneritelt e-arveid. Õigus nõuda müüjalt e-arvet on kõikidel raamatupidamiskohustuslastel, kes on end äriregistris e-arve vastuvõtjana registreerinud.

2. Muudatus avaliku sektori ettevõtetega arveldamises. Alates 2019. aastast on e-arvete esitamine olnud kohustuslik riigisektori ettevõtetele. Eesootav muudatus kaotab selle kohustuse ning annab avaliku sektori ettevõtetele võimaluse aktsepteerida ka muul kujul arveid. See tähendab, et asutused võivad (aga ei pea) soovi korral võtta vastu ka näiteks PDF-arveid. Suure tõenäosusega enamus asutusi siiski soovivad ka edaspidi ikkagi e-arveid saada.

3. E-arve vastuvõtjaks registreerimine muutub lihtsamaks. Kui siiani on olnud vajalik volitada e-arve operaator, kes sinu ettevõtte e-arvete vastuvõtjaks registreerib, siis nüüd saavad ettevõtjad ka iseseisvalt hakata Äriregistris end e-arvete vastuvõtjaks registreerima.

4. Üleminek ühtsele standardile. Uue nõude kohaselt, peab e-arve üldjuhul vastama Euroopa standardile EN 16931, kuid pooled võivad omavahel kokku leppida ka muu standardi kasutamises. Kui sa ei soovi ise tehniliste standardite peale mõelda, on mõistlik ennast e-arve saatjaks registreerida läbi mõne e-arve operaatori, kes standarditest tulenevate tehniliste nüanssidega sinu eest tegeleb.

Mida tähendab Euroopa e-arve standard EN 16931?

EN 16931 on Euroopa Standardikomitee (CEN) poolt 2017. aastal kehtestatud ühtne e-arvete standard. See määratleb selged reeglid e-arvete koostamiseks – milliseid andmeid need peavad sisaldama ja kuidas need peavad olema struktureeritud, et erinevate riikide ja ettevõtete süsteemid saaksid e-arvetest ühtmoodi aru.

EN 16931 standard toetab mitmeid e-arvete formaate, millest levinuim on Peppol BIS Billing 3.0. Sellesse formaati saad mugavalt eksportida ka Sliptrees loodud e-arved.

Kuidas valmistuda e-arvetele üleminekuks?

Advokaadibüroo Rask on välja toonud, et e-arve operaatorite hulk Eestis on piiratud ning seaduse muudatuse arutellu neid operaatoreid ei kaasatud. Kuna üldiselt käib e-arvete saatjaks registreerimine läbi vastava operaatori, võib alates 1. juulist just seal tekkida pudelikael.

Seega probleemide vältimiseks ära jäta tegutsemist viimasele minutile ning registreeri oma ettevõte e-arve saatjaks juba praegu. Mingeid kulusid ega ka e-arveldamise kohustust sellega ei kaasne.

Informeeri aegsasti oma meeskonda tulevastest muudatustest. Kui sul on ettevõttes osapooli, kes iseseisvalt arveid välja saadavad (näiteks müügimeeskond), on oluline ka nemad e-arvete saatmiseks ette valmistada.

Leia enda jaoks parim e-arvete esitamise meetod

Et olla aegsasti valmis, on kõige lihtsam avada konto mõnel arve saatmise platvormil. Sliptreega saad ennast registreerida e-arvete saatjaks ühe klikiga ning ilma täiendavate tasudeta.

Lisaks saad Sliptrees järgi vaadata, kes sinu klientidest on e-arvete vastuvõtmise võimaldanud ning võivad suure tõenäosusega hakata ka sinult e-arveid nõudma.

Pööra seaduse muudatus enda kasuks

E-arvetele üleminek pole kohustus – see on võimalus. Muudatusega kaasneb mitmeid eeliseid, mida sinu ettevõte saab nutikalt ära kasutada.

Masintöödeldavad arved liiguvad automaatselt sinu ja kliendi süsteemide vahel, mis tähendab vähem manuaalset tööd, vähem vigu ning väiksemaid raamatupidamise kulusid.

Vaatame lähemalt, kuidas e-arvete kasutamine sinu äri positiivselt mõjutab.

Aja kokkuhoid manuaalsete protsesside arvelt

Üks suurimaid e-arvete eeliseid on märkimisväärne aja kokkuhoid. E-arved eemaldavad vajaduse arveid käsitsi sisestada, kuna kogu arveldusprotsess muutub automaatseks.

Sa ei pea enam aega kulutama e-postit hulgast kadunud arvete otsimisele või muretsema, kas klient on arve üldse kätte saanud.

E-arved välistavad sisestus- ja arvutuseksimused.

Traditsioonilise arveldamise puhul on kõrgem risk sisestusvigadeks ja arvutuseksimusteks, mis võivad põhjustada probleeme rahavoogudes ning raamatupidamises. Seda eriti juhul, kui koostad oma arveid iseseisvalt Wordi või Exceliga.

E-arvete kasutamine lahendab need probleemid, kuna süsteem tagab, et andmed on korrektsed, terviklikud ning õiges kohas.

Kiirem tasumine ja parem rahavoog

E-arved jõuavad kliendi majandustarkvarasse koheselt. See aitab vältida arve kadumist kliendi kirjakastis, rämpsposti sattumast või hajameelsusest tulenevaid maksete hilinemisi.

E-arved on keskkonnasäästlik valik

E-arved on keskkonnasõbralik valik, vähendades kirjade edasi-tagasi saatmist. Näita, et sinu ettevõte on jätkusuutlik ning hoolib puhtast tulevikust.

Suurim turvalisus arveldamisel

E-arve saatmine on turvalisem, kuna andmed liiguvad krüpteeritud kujul otse saaja süsteemi. Krüpteeritud ühendused välistavad arvetega seotud küberpettuste ohu ning puudub võimalus, et mõni kõrvaline isik arvet näeb.

Kuidas e-arvete süsteemiga liituda?

Kõige lihtsam võimalus - registreeri lihtsalt Sliptree kasutajaks:

1. Ava Sliptree konto

2. Registreeri ennast paari klikiga e-arvete saatjaks

3. Koosta arve sekunditega ning vali ise, kas saadad selle kliendile e-arvena või PDF-failina

4. Proovi esimesed 14 päeva tasuta, et veenduda Sliptree sobivuses sinu ettevõttele

Sliptree - lihtne lahendus e-arvete saatmiseks

Sliptree on loodud vabakutselistele ning väikeettevõtetele, muutes e-arvete saatmise imelihtsaks.

Pole vaja tehnilisi teadmisi ega keerulist seadistamist.

Registreerimine võtab vaid mõne minuti ning e-arveid saad saatma hakata kasvõi kohe. Lisaks saad koostada ka ilusaid oma ettevõtte brändi järgi kohandatud PDF-arveid hetkega.

Sliptree eelised

• E-arvete saatmine ilma tehniliste teadmiste või pika koolituseta

• Täielikult kohandatavad PDF-arved

• Jälgi saadetud arvete ajalugu ja vajadusel lae alla müügiaruanne

• Automaatne vastavus Eesti ja Euroopa (PEPPOL) e-arve standarditele

• Eestis loodud tarkvara ning eestikeelne klienditugi, kes tunneb suurepäraselt kohalikku ärikeskkonda

Korduma kippuvad küsimused e-arvete kohta

Mis juhtub, kui minu klient nõuab e-arvet, aga ma ei ole valmis seda saatma?

Seaduses ei ole veel sätestatud konkreetseid sanktsioone. Siiski võib see kahjustada ärisuhteid, kuna kliendil on õigus keelduda muul viisil esitatud arvete vastuvõtmisest.

Mis saab, kui minu partner keeldub e-arve esitamisest?

Kui oled end registreerinud äriregistris e-arve vastuvõtjana, on sul õigus nõuda partnerilt e-arvet. Muul viisil esitatud arvete vastuvõtmisest on sul õigus keelduda. Soovitav on arve esitamise meetodis kokku leppida juba enne koostööd, nii väldid halbu üllatusi arve saatmisel.

Kas PDF-arve loetakse e-arveks?

Ei, PDF-arve ei ole sama, mis e-arve. E-arve on masinloetav XML-formaadis dokument, mis vastab kindlale standardile ning mis liigub otse vastuvõtja majandustarkvarasse. PDF-arve on vaja süsteemi sisestada käsitsi.

Kas Sliptreega on e-arvete saatmine tasuta?

Sliptree tasuta paketiga saad saata kuni 10 arvet ja e-arvet aastas. Prooviperiood on 30 päeva, mille jooksul saad arveid saata piiramatult. Alustada saad kohe – krediitkaardi andmeid pole vaja.

Ilma piiranguteta pakett maksab 17€+km kuus. Makstes aasta korraga, säästad kahe kuu maksumuse.

Kas Sliptree võimaldab e-arveid vastu võtta?

Hetkel veel mitte, kuid töötame aktiivselt selle kallal, et peagi saaksid Sliptree kasutajad end lihtsasti ka e-arve vastuvõtjaks registreerida ning e-arveid vastu võtta.