Mis on Peppol? Kõik, mida Eesti ettevõtja peab teadma

Peppol on viimastel aastatel muutunud üheks olulisemaks märksõnaks e-arvelduse maailmas.

Kui tegutsed ainult Eestis, ei pruugi see sulle veel igapäevaselt ette tulla. Kui aga saadad arveid välismaale, teed koostööd suuremate ettevõtete või avaliku sektoriga või plaanid laieneda välisturgudele, tasub Peppoliga kindlasti tuttavaks saada.

Hea uudis on see, et ettevõtjana ei pea sa tundma XML-faile, tehnilisi standardeid ega keerulist dokumentatsiooni. Enamasti teeb kogu tehnilise töö sinu eest arvetarkvara.

Artiklis aname põhjaliku tehnilise ülevaate Peppol võrgustikust ning selle oluliseusest Eesti ettevõtjatele. Kui sind ei huvita nii väga e-arveldusega seotud tehnilised detailid, siis loo kohe tasuta Sliptree konto ja saada e-arveid lihtsalt paari klikiga.

Kiire ülevaade (TL;DR)

• Peppol on rahvusvaheline võrgustik, mille kaudu ettevõtted saavad saata ja vastu võtta masinloetavaid e-arveid.

• Kui sinu arvetarkvara toetab Peppolit, saad saata e-arveid paljudesse Euroopa riikidesse ja mujale ilma eraldi tehniliste liidestusteta.

• Peppol muudab e-arveldamise turvalisemaks, vähendab käsitsi andmesisestust ning aitab vältida vigu.

• Eesti ettevõtjale muutub Peppol eriti oluliseks rahvusvaheliste klientide, avaliku sektori hangete ja piiriülese e-arvelduse puhul.

• Ettevõtjana ei pea sa tundma Peppoli tehnilisi standardeid – enamasti teeb kogu töö sinu eest arvetarkvara või e-arve teenusepakkuja.

• Selles artiklis saad teada, kuidas Peppol töötab, millal seda vaja on ning kuidas Peppoli kaudu e-arveid saata.

Mis on Peppol?

Peppol on standardite ja tehnilise taristu kogum, mis võimaldab ettevõtetel ja avaliku sektori asutustel vahetada elektroonilisi dokumente. Kõige sagedamini räägitakse Peppolist e-arvete kontekstis, kuid võrgustik toetab ka teisi ostu- ja hankeahela dokumente.

Esialgse nimetusega Pan-European Public Procurement Online loodi Peppol 2008. aastal Euroopa avaliku sektori hangete lihtsustamiseks. Tänaseks ei piirdu Peppol ainult Euroopaga ega ainult avaliku sektoriga. Seda kasutatakse ka ettevõtetevahelises arveldamises ning Peppoli on kasutusele võtnud muu hulgas näiteks Singapur, Austraalia ja Uus-Meremaa.

Peppolit juhib OpenPeppol Association, mis on mittetulunduslik organisatsioon. OpenPeppol ei ole arvetarkvara ega raamatupidamisprogramm. Selle roll on määrata reeglid, standardid ja tehnilised raamid, mille järgi võrgustikus osalejad dokumente vahetavad.

Eesti ettevõtte jaoks tähendab Peppol praktiliselt seda, et kui sinu arvetarkvara toetab Peppolit, saad vahetada e-arveid teiste Peppoli võrgustikuga ühendatud ettevõtete ja asutustega ilma eraldi süsteemidevahelisi liidestusi rajamata.

Kuidas Peppol täpselt töötab?

Peppol kasutab elektrooniliste dokumentide vahetuseks niinimetatud nelja nurga mudelit.

Selle mudeli suur eelis on koostalitlus - eri tarkvarad ja teenusepakkujad saavad suhelda ühiste rahvusvaheliste standardite alusel, ilma et iga kliendi või hankijaga tuleks luua eraldi süsteemidevaheline liidestus.

Kõlab tehniliselt, kuid idee on lihtne: dokumendi liikumises osaleb neli osapoolt.

Need pooled on:

1. arve saatja ehk sinu ettevõte;

2. sinu Peppol Access Point ehk sinu teenusepakkuja;

3. kliendi Peppol Access Point ehk kliendi teenusepakkuja;

4. arve vastuvõtja ehk klient või partner.

Saatja ei pea teadma, millist tarkvara vastuvõtja kasutab. Vastuvõtja ei pea omakorda olema sama operaatori klient. Mõlemad pooled ühenduvad Peppoli võrgustikuga oma sertifitseeritud Access Pointi kaudu.

Access Point kontrollib dokumendi tehnilist vastavust Peppoli nõuetele, valideerib selle ning edastab selle turvaliselt edasi.

Vastuvõtja aadresside ja võimekuste leidmiseks kasutatakse Peppoli taristus SMP-d (Service Metadata Publisher). Seal hoitakse teavet selle kohta, kuhu ja millises vormingus dokumente saab saata.

Tehnilisel tasandil kasutatakse dokumentide edastamiseks AS4 transpordiprofiili (ehk AS4 transport profile). Arved on tavaliselt UBL 2.1 XML-vormingus.

Õnneks ei pea ettevõtjana nende tehniliste detailidega ise tegelema. Üldjuhul hoolitseb nende eest sinu arvetarkvara või e-arve teenusepakkuja, kuid tänu neile tehnilistele lahendustele on Peppol märksa usaldusväärsem kui lihtsalt arve saatmine e-postiga.

Mis on Peppol ID?

Peppol ID on ettevõtte või asutuse unikaalne aadress Peppoli võrgustikus. Selle abil suunatakse dokument õigele vastuvõtjale. Seda võib võrrelda e-posti aadressiga elektrooniliste äridokumentide maailmas, kuid see on standardiseeritud ja mõeldud masinloetavaks dokumendivahetuseks.

Peppol ID ei ole alati lihtsalt ettevõtte registrikood. Eri riikides kasutatakse erinevaid identifikaatoreid ja skeeme. Tunnus võib põhineda näiteks ettevõtte registrinumbril, käibemaksukohustuslase numbril või mõnel riiklikul identifikaatoril.

Tavaliselt registreerib või seob Peppol ID sinu teenusepakkuja ehk Access Point. Kui klient palub sul saata arve Peppoli kaudu, võib ta anda oma Peppol ID või juhendada, millise identifikaatori alusel arve saata.

Miks Peppol ettevõtetele kasulik on?

Peppoli suurim väärtus on standardiseeritus. Kui ettevõtted kasutavad dokumentide vahetamiseks ühiseid standardeid, saavad eri riikide tarkvarad ja teenusepakkujad omavahel suhelda ilma eraldi tehniliste liidestusteta.

Tulemuseks on vähem käsitsi tööd, vähem erilahendusi ja vähem andmevigu.

Eesti ettevõtja jaoks on see eriti kasulik rahvusvahelises äritegevuses. Kui müüd kaupu või teenuseid näiteks Soome, Lätti, Leetu, Saksamaale või mõnda teise Peppolit kasutavasse riiki, võib klient eelistada või nõuda Peppoli kaudu saadetud e-arvet. Avaliku sektori puhul ei pruugi PDF-arve paljudes olukordades olla piisav.

Peppol aitab e-arveid kiiremini edastada

Kui dokument jõuab otse vastuvõtja süsteemi, saab seda kiiremini töödelda, kontrollida, vajadusel ostutellimusega sobitada ja maksmisele suunata. See ei tähenda automaatselt, et iga arve makstakse kiiremini, kuid tehniline viivitus ja käsitsi tehtav töö vähenevad.

Peppoli praktilised eelised on näiteks:

• vähem käsitsi andmesisestust;

• vähem vigu arveridadel ja summades;

• parem jälgitavus ostu- ja müügiprotsessis;

• lihtsam piiriülene e-arveldamine;

• parem ühilduvus eri tarkvarade vahel;

• väiksem risk e-posti kaudu toime pandavate arvepettuste puhul;

• parem valmisolek avaliku sektori ja rahvusvaheliste e-arvelduse nõuete täitmiseks.

Euroopa Liidu avaliku sektori e-arvelduse puhul on oluline direktiiv 2014/55/EL, mis lõi aluse Euroopa standardile vastavate e-arvete vastuvõtmiseks avalikus sektoris. Peppol aitab ettevõtetel neid standardeid lihtsamini täita, kuid konkreetne kohustus sõltub alati riigist, tehingust ja vastuvõtjast.

Kuidas Peppoli kaudu e-arvet saata?

Peppoli kaudu arve saatmiseks ei pea ettevõte ise Peppoliga tehnilist ühendust looma. Enamasti piisab sellest, et kasutad arvetarkvara või teenusepakkujat, mis on ühendatud sertifitseeritud Peppol Access Pointiga.

Praktikas käib protsess nii:

1. Kontrolli, kas sinu arvetarkvara toetab Peppoli kaudu e-arvete saatmist.

2. Veendu, et kliendil on võimalik Peppoli kaudu e-arveid vastu võtta.

3. Küsi vajadusel kliendi Peppol ID ehk Peppoli vastuvõtmise aadress.

4. Koosta arve tavapäraselt oma tarkvaras.

5. Vali saatmisviisiks Peppol e-arve või Eesti e-arve, kui tarkvara neid eristab.

6. Saada arve ja kontrolli staatust.

Kui süsteem töötab hästi, ei näe kasutaja kogu taustal toimuvat tehnilist protsessi. Arve koostatakse tuttavas vaates, kuid saadetakse struktureeritud e-arvena Peppoli võrku.

Oluline on siiski enne arve saatmist üle kontrollida, et kõik kohustuslikud andmed arvel on korrektselt välja toodud. Peppoli kaudu kontrollitakse dokumendi tehnilist vastavust ning see suunatakse õigesse sihtkohta, kuid see ei paranda valesti sisestatud summat, käibemaksumäära või ostja viidet.

Müüja nimi, ostja andmed, maksetingimused ja arveread peavad endiselt olema korrektsed.

Mis formaadis Peppol e-arve liigub?

Peppoli kaudu saadetakse e-arved struktureeritud XML-dokumentidena. Euroopa Peppoli võrgustikus kasutatakse enamasti Peppol BIS Billing 3.0 spetsifikatsiooni, mis põhineb UBL 2.1 standardil.

Praktikas ei pea ettevõtja nende tehniliste detailidega tegelema. Arvetarkvara koostab vajaliku XML-dokumendi automaatselt ning saadab selle Peppoli võrku. Sageli luuakse samaaegselt ka inimesele loetav PDF-versioon, mida saab kasutada kontrollimiseks või kliendisuhtluses.

Kas Peppol on kohustuslik?

Vastus sõltub riigist, kliendist ja tehingu tüübist. Euroopa Liidus sätestab direktiiv 2014/55/EL, et avaliku sektori asutused peavad suutma vastu võtta Euroopa standardile vastavaid e-arveid. See ei tähenda aga, et iga Eesti ettevõte peaks kõik oma arved Peppoli kaudu saatma.

Kui arveldad kohalike eraklientide või Eesti ettevõtetega, piisab sageli tavalisest arvest või Eesti e-arvest. Kui aga osaled avaliku sektori hangetes välismaal või teed koostööd kliendiga, kes kasutab Peppolit, võib selle kaudu e-arvete saatmine olla vajalik.

Mitmed Euroopa riigid laiendavad järk-järgult e-arvelduse ja digitaalse aruandluse nõudeid. Seetõttu tasub rahvusvaheliselt tegutsevatel ettevõtetel enne arveldamist kontrollida iga sihtturu kehtivaid nõudeid ja klientide ootusi.

Lühidalt - kui sinu ettevõte tegutseb rahvusvaheliselt või kliendid soovivad Peppoli kaudu saadetud e-arveid, tasub valida arvetarkvara, mis toetab lisaks Eesti e-arveldusele ka Peppolit.

Sliptree võimaldab saata e-arveid Peppoli kaudu ning toetab piiriülest arveldamist Peppoli võrgustikuga ühendatud riikides, sealhulgas Eestis, Lätis, Leedus ja Soomes. Süsteem näitab ka, kas arve saadeti Eesti e-arve võrgu või Peppoli kaudu.

Millele Peppoli kasutamisel tähelepanu pöörata?

Peppol teeb e-arvete saatmise lihtsamaks, kuid see ei tähenda, et kõik toimuks alati ilma ettevalmistuseta. Esmalt tuleb veenduda, et mõlemad pooled on Peppoli võrgustikus kättesaadavad. Saatjal peab olema ühendus Access Pointi kaudu ning vastuvõtja peab olema Peppolis registreeritud või suutma Peppol dokumente vastu võtta.

Teiseks tuleb jälgida arve sisu. Rahvusvahelistel arvetel võivad olla erinevad nõuded käibemaksule, ostja viidetele, tellimuse numbrile või lepingu numbrile. Mõni klient ei võta arvet vastu, kui kohustuslik viide puudub, isegi kui tehniline formaat on korrektne.

Kolmandaks tasub meeles pidada, et Peppol ei asenda raamatupidamist. See on dokumentide edastamise standard ja võrgustik. Arvete koostamine, maksureeglite järgimine, maksete kontroll ja raamatupidamislik kajastamine jäävad endiselt ettevõtte ja tema raamatupidaja vastutuseks.

Kui sa pole kindel, kas konkreetsele kliendile tuleks saata Eesti e-arve, Peppol e-arve või tavaline PDF, küsi kliendilt otse. Rahvusvahelises arveldamises on see täiesti tavapärane.

Miks Peppol muutub üha olulisemaks?

Peppolist räägitakse üha rohkem, sest paljud riigid liiguvad järjest standardiseerituma ja automatiseerituma e-arvelduse suunas. See tähendab vähem PDF-arveid, vähem käsitsi andmesisestust ja rohkem masinloetavat andmevahetust.

Ettevõtete jaoks tähendab see, et arve ei ole enam ainult inimesele loetav dokument. See peab olema ka struktureeritud, masinloetav ja automaatselt töödeldav. See on eriti oluline suuremate klientide, avaliku sektori ja rahvusvaheliste tehingute puhul.

Peppol on saanud laialt kasutatavaks just seetõttu, et see ei seo ettevõtteid ühe konkreetse tarkvara ega teenusepakkujaga. Kui mõlemad pooled kasutavad Peppoli standardeid ja Access Pointide võrgustikku, saavad erinevad süsteemid omavahel suhelda.

Väikeettevõtjale ei tähenda see, et peaksid hakkama XML-faile käsitsi looma või tehnilist dokumentatsiooni lugema. Piisab sellest, kui valid arvetarkvara, mis toetab Peppolit ja teeb suurema osa tehnilisest tööst sinu eest ära.

Kokkuvõte

Peppol on rahvusvaheline e-arvete ja elektrooniliste dokumentide vahetamise võrgustik, mis võimaldab ettevõtetel saata ja vastu võtta e-arveid turvaliselt, standardiseeritult ning masinloetavalt.

Eesti ettevõtja jaoks muutub Peppol eriti oluliseks siis, kui kliendid või partnerid asuvad välismaal, tehakse koostööd avaliku sektoriga või soovitakse automatiseerida e-arvete töötlemist ja vähendada käsitsi andmesisestust.

Peppol ei ole lihtsalt tehniline standard, vaid praktiline lahendus, mis aitab muuta arveldamise sujuvamaks, täpsemaks ja tõhusamaks. Kui sinu ettevõte tegutseb rahvusvaheliselt või plaanib laieneda välisturgudele, tasub valida arvetarkvara, mis toetab ka Peppolit.

Korduma kippuvad küsimused

Mis on Peppol?

Peppol on rahvusvaheline e-arvete ja elektrooniliste äridokumentide vahetamise võrgustik ning standardite kogum. Selle abil saavad ettevõtted ja asutused saata ning vastu võtta masinloetavaid e-arveid turvaliselt ja standardiseeritult, sõltumata sellest, millist arvetarkvara või teenusepakkujat nad kasutavad.

Kas Peppol on sama mis e-arve?

Ei. E-arve on masinloetav elektrooniline arve, Peppol aga võrgustik ja standardite kogum, mille kaudu e-arveid saab turvaliselt eri ettevõtete, teenusepakkujate ja riikide vahel edastada.

Kas Eesti ettevõte peab Peppolit kasutama?

Mitte alati. Kui saadad arveid ainult Eesti klientidele, piisab sageli tavalisest arvest või Eesti e-arvest. Peppol muutub vajalikuks eelkõige rahvusvahelises arveldamises, avaliku sektori hangetes või siis, kui klient soovib või nõuab Peppoli kaudu saadetud e-arveid.

Kuidas ma saan oma ettevõttele Peppol ID?

Peppol ID registreerib või seob tavaliselt sinu Peppol Access Point ehk teenusepakkuja. Kui kasutad arvetarkvara, mis toetab Peppolit, juhendab teenusepakkuja sind vajalike sammude juures.

Mis on Peppol Access Point?

Peppol Access Point on sertifitseeritud teenusepakkuja, mis ühendab ettevõtte Peppoli võrgustikuga. Access Point kontrollib dokumendi tehnilist vastavust, turvab selle edastamise ning suunab selle õigesse sihtkohta.

Kas Peppol on Eestis kasutusel?

Jah. Eestis kasutatakse lisaks kohalikele e-arve lahendustele ka Peppolit, eriti rahvusvahelises e-arveldamises ning koostöös välisriikide ettevõtete ja avaliku sektoriga.

Millistes riikides veel kasutatakse Peppolit?

Peppolit kasutatakse kümnetes riikides Euroopas ning ka mitmel pool mujal maailmas, näiteks Austraalias, Uus-Meremaal, Singapuris, Jaapanis ja Malaisias. Võrgustik laieneb pidevalt ning uusi riike lisandub regulaarselt.

Kas Sliptree toetab Peppoli kaudu e-arvete saatmist?

Jah. Sliptree toetab e-arvete saatmist Peppoli kaudu ning võimaldab piiriülest arveldamist Peppoli võrgustikuga ühendatud riikides, sealhulgas Eestis, Lätis, Leedus, Soomes ja teistes Peppolit kasutavates riikides.