E-arve esitamine: kuidas saata e-arvet?

E-arve esitamine võib alustavale ettevõtjale tunduda keeruline, või rohkem suurte firmade pärusmaa.

Tegelikult ei ole asi üldse nii keeruline. E-arve on nagu klassikaline arve, mis lihtsalt liigub masinloetaval kujul ühest süsteemist teise ning mida arve saaja ei pea käsitsi oma raamatupidamisprogrammi sisestama.

Selleks ei ole vaja eraldi raamatupidajat ega keerulist majandustarkvara. Oluline on mõista, mis on e-arve, millal seda vaja läheb ja millised võimalused sul e-arve saatmiseks on.

Kiire ülevaade (TL;DR)

• E-arve on masinloetav elektrooniline arve, mis liigub otse ühest süsteemist teise - mitte lihtsalt PDF-arve.

• Avalikule sektorile tuleb arve üldjuhul esitada e-arvena ning alates 1. juulist 2025 võivad e-arveid nõuda ka e-arvete vastuvõtjana registreeritud eraettevõtted.

• E-arveid saab saata e-arve operaatori, majandustarkvara või arve saatmise platvormi kaudu. Näiteks Sliptree kaudu on võimalik arveid koostada ja vajadusel saata neid e-arvena või PDF-failina.

• Rahvusvahelisi e-arveid saab saata näiteks PEPPOL-võrgustiku kaudu, mis võimaldab e-arveldamist üle riigipiiride.

• E-arved vähendavad käsitsi sisestamist, aitavad vältida vigu ja muudavad arveldamise ettevõtete jaoks kiiremaks.

Mis on e-arve?

E-arve on elektrooniline arve, kuid mitte iga elektrooniliselt saadetud arve ei ole e-arve. Siin tekibki kõige rohkem segadust. Kui saadad kliendile arve PDF-failina e-posti teel, on see digitaalne arve, aga mitte e-arve.

E-arve on masinloetav dokument, tavaliselt XML-põhine struktureeritud formaat. Kõik arve andmed on kindlas struktuuris: arve number, summa, arve saaja andmed ja nii edasi on kõik oma väljal. Tänu sellele saab arve saaja majandus- või raamatupidamistarkvara arve automaatselt vastu võtta ja töödelda.

E-arvete puhul kasutatakse kindlaid standardeid. Rahvusvaheliste e-arvete saatmisel kasutatakse sageli PEPPOL-võrgustikku ning Euroopa Liidus põhineb e-arveldamine Euroopa e-arve standardil EN 16931, mis aitab tagada, et erinevad süsteemid mõistavad arve andmeid ühtemoodi.

Mis on PEPPOL?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) on rahvusvaheline võrgustik, mis võimaldab ettevõtetel saata ja vastu võtta standardiseeritud e-arveid üle riigipiiride.

Tänu PEPPOL-ile võib Eesti ettevõte saata e-arve otse kliendi süsteemi näiteks Soomes, Lätis või Leedus, ilma et mõlemad pooled peaksid kasutama sama tarkvara või teenusepakkujat.

Kas PDF-arve on e-arve?

Ei ole. PDF-arve võib olla täiesti korrektne arve, kuid tehnilises mõttes ei ole see e-arve. PDF on inimesele loetav fail, mitte süsteemile mõeldud struktureeritud andmevorming.

See erinevus on praktikas väga oluline. Kui klient palub sul saata e-arve, siis PDF-faili saatmisest tavaliselt ei piisa. Arve võib küll välja näha korrektne ja sisaldada kõiki vajalikke andmeid, kuid keegi peab selle arve saaja poolel ikkagi käsitsi süsteemi sisestama või kasutama eraldi tuvastustarkvara.

E-arve puhul liiguvad andmed otse süsteemist süsteemi. Just seetõttu eelistavad paljud ettevõtted ja asutused e-arveid: neid on lihtsam kontrollida, kiirem menetleda ja vigade tekkimise võimalus on palju väiksem.

PDF-arvel on siiski oma koht. Sageli saadetakse e-arvega kaasa ka PDF-vaade, et inimene saaks arvet mugavalt lugeda. E-arve esitamise mõttes on aga määrav masinloetav arve, mitte ainult PDF-fail.

Millal tuleb e-arveid saata?

Kui sinu kliendiks on riigiasutus, kohalik omavalitsus või muu avaliku sektori organisatsioon, tuleb arve üldjuhul esitada e-arvena. Eestis kehtib see nõue avaliku sektori arvete puhul 2019. aastast.

Erasektoris on olukord paindlikum, kuid e-arvete kasutamine kasvab. Alates 1. juulist 2025 on kõikidel Eesti eraõiguslikel juriidilistel isikutel, kes on e-arvete vastuvõtjaks registreeritud, õigus nõuda oma tarnijatelt e-arveid.

Väikeettevõtja jaoks tähendab see, et e-arvete saatmine ei ole enam ainult suurte ettevõtete teema. Kui teed koostööd organisatsioonidega, kelle ostuarvete protsess on automatiseeritud, pead olema valmis ka ise e-arveid saatma.

Kõige kindlam on arve esitamise viis kliendiga enne töö alustamist kokku leppida. Hiljemalt tasub see üle küsida enne esimese arve saatmist. Nii väldid olukorda, kus arve jõuab küll õigel ajal ja õigesse kohta, kuid vales vormis.

Kuidas kontrollida, kas klient saab e-arveid vastu võtta?

Kui sa pole kindel, küsi kliendilt üle, kas ta võtab e-arveid vastu ja millisel viisil need talle saata tuleb.

Paljud arve- ja raamatupidamistarkvarad suudavad samuti automaatselt kontrollida, kas ettevõte on e-arvete vastuvõtmiseks valmis. Kõige olulisem on veenduda, et arve saaja andmed, eriti registrikood, oleksid õiged.

Kui saadad arveid läbi Sliptree, kontrollib süsteem automaatselt, kas sinu klient võtab e-arveid vastu.

Kuidas saata e-arvet?

E-arve saatmise täpne protsess sõltub sellest, millist tööriista kasutad. Põhimõte on siiski sama: koostad arve, valid arve saaja, kontrollid andmed üle ja saadad arve e-arvena, mitte lihtsalt PDF-failina.

Kui kasutad programmi, mis toetab e-arvete saatmist, toimub arve koostamine sarnaselt tavalise arvega. Vahe tekib saatmisel: valid sobiva meetodi ning süsteem vormistab arve masinloetavasse formaati ja edastab selle operaatori või võrgustiku kaudu saajale.

Üldine protsess näeb välja nii:

1. Koosta arve oma arveprogrammis või e-arvete saatmise keskkonnas.

2. Lisa müüja ja ostja korrektsed andmed.

3. Märgi arve number, kuupäev ja maksetähtaeg.

4. Lisa teenuste või toodete kirjeldused, kogused, hinnad ja käibemaksuinfo.

5. Kontrolli, kas arve saaja võtab e-arveid vastu.

6. Vali saatmisviisiks e-arve.

7. Saada arve ja kontrolli vajadusel selle staatust.

Kõige rohkem vigu tekib tavaliselt ostja andmetega. Väike kirjaviga ettevõtte nimes ei pruugi alati probleemi põhjustada, kuid vale registrikood või puudulik arve saaja info võib takistada arve kohale jõudmist.

Millised võimalused on e-arvete saatmiseks?

E-arveid saab saata mitmel viisil. Õige valik sõltub sellest, kui palju arveid kuus väljastad, kui keeruline on sinu raamatupidamine ja kui palju soovid ise tehnilise poolega tegeleda.

Üks võimalus on kasutada e-arve operaatori teenust. E-arve operaator vahendab arveid saatja ja saaja süsteemide vahel. Operaatorite kaudu liiguvad e-arved kindlas formaadis ning jõuavad arve saaja majandustarkvarasse. See lahendus võib sobida ettevõttele, kellel on rohkem arveid või kindlam vajadus e-arveid nii saata kui ka vastu võtta.

Teine võimalus on kasutada arve koostamise ja saatmise tarkvara, kus e-arvete saatmine on osa tavapärasest töövoost. Näiteks Sliptree puhul saad koostada arve ja valida, kas saadad selle kliendile e-arvena või PDF-failina. See sobib hästi väikeettevõtjale või vabakutselisele, kes ei taha iga arvet Wordis, Excelis või käsitsi PDF-ina nullist teha.

Kui saadad vaid paar arvet kuus, on kõige olulisem lihtsus. Kui e-arveid on vaja saata suuremas koguses, muutuvad tähtsamaks automatiseerimine ja korduvate klientide haldamine.

Mida peab e-arve sisaldama?

E-arve sisu ei erine põhimõtteliselt tavalisest arvest. Oluline on, et kõik nõutud andmed oleksid olemas ning struktureeritud nii, et arve saaja süsteem nendest selgelt aru saab.

Korrektsel arvel peaksid olema vähemalt müüja ja ostja andmed, arve number, arve kuupäev, maksetähtaeg, kauba või teenuse kirjeldus, summad ning käibemaksuinfo, kui oled käibemaksukohustuslane.

Välismaistele klientidele arveid saates tuleb arvestada sihtriigi nõudeid. Kui müüd teenuseid Euroopa Liidu ettevõttele ja mõlemad pooled on käibemaksukohustuslased, võib teatud juhtudel kehtida pöördmaksustamine. Sel juhul märgitakse arvele käibemaksumäär 0% ning lisatakse viide, näiteks “reverse charge” või “käibemaksu pöördmaksustamine”. Sellistel juhtudel märgitakse arvele ka kliendi KMKR number.

Rahvusvahelise e-arveldamise puhul tasub kasutada lahendust, mis toetab erinevaid keeli, valuutasid ja PEPPOL-standardit. Nii saad saata e-arveid ka klientidele väljaspool Eestit.

Kas e-arvete saatmine on väikeettevõtjale kasulik?

E-arved ei ole ainult nõuete täitmiseks. Need muudavad arveldamise sujuvamaks. Kui arve jõuab otse kliendi süsteemi, on väiksem tõenäosus, et see jääb e-kirjade vahele, satub rämpsposti või vastuvõtja unustab selle kinnitada.

Väikeettevõtja jaoks võib see tähendada, et arve jõuab kiiremini kliendi menetlusse ja maksmise protsess saab varem alata. E-arve ei garanteeri muidugi automaatselt kiiret tasumist, kuid eemaldab arve käsitsi töötlemise.

E-arvete kasutamine aitab vähendada ka vigu. Käsitsi sisestamisel võib eksida summa, kuupäeva, viitenumbri või kontonumbriga. Masinloetava arve puhul liiguvad andmed otse ühest süsteemist teise.

Lisaks on e-arved praktilisemad ja keskkonnasäästlikumad kui edasi-tagasi saadetavad failid. Arved on paremini jälgitavad ning tasumine ei sõltu nii palju sellest, kas keegi märkas e-kirja õigel ajal.

Levinud vead e-arvete saatmisel

E-arve saatmine on lihtne, kui andmed on korras. Enamik probleeme ei teki tehnoloogiast, vaid puudulikust või valest infost.

1. Sageli võib jääda arvele lisamata kliendi registrikood või sisestatakse see valesti. Kuna e-arvete edastamisel kasutatakse registrikoodi arve saaja tuvastamiseks, võib selline viga takistada arve kohale jõudmist.

2. Probleeme võib tekitada ka puuduv ostutellimuse number, lepingu number või viitenumber, kui klient seda nõuab. Suuremate ettevõtete ja avaliku sektori puhul võib selline info olla arve menetlemiseks vältimatu.

3. Veel unustatakse mõnikord lisada arve esitaja pangakonto IBAN number. Eesti e-arve standard nõuab arve esitaja kontonumbri olemasolu ning selle puudumisel võib e-arve saatmine ebaõnnestuda või arve tagasi lükataks.

4. Kindlasti pööra tähelepanu ka käibemaksuinfole. Eriti rahvusvaheliste klientide puhul kontrolli enne arve väljastamist, kas kasutatakse pöördmaksustamist, milline käibemaksumäär kehtib ja kas kliendi KMKR number on olemas.

5. Üsna levinud viga on ka arvata, et PDF-arve on piisav. Kui klient on selgelt küsinud e-arvet, tuleb see saata õigel kujul. PDF võib olla lisatud mugavaks vaatamiseks, kuid see ei asenda masinloetavat arvet.

Kui sa ei ole kindel, millist arvet klient ootab, küsi üle. Üks lühike küsimus enne saatmist on palju lihtsam kui hiljem arve tühistamine, parandamine ja uuesti esitamine.

Kuidas valida endale sobiv e-arvete lahendus?

Kui oled vabakutseline või väikese ettevõtte omanik, vali lahendus igapäevase kasutuslihtsuse järgi. Liiga keeruline süsteem võib tekitada rohkem tööd, kui see ära hoiab.

Väikeettevõtjatele sobib paremini lihtne arve koostamise keskkond, kus saab vajadusel saata nii PDF-arveid kui ka e-arveid. Kui sul on palju kliente, korduvad arved või rahvusvahelised tehingud, tasub vaadata lahendust, mis toetab laiemat arveldamise töövoogu.

Hea lahendus aitab koostada korrektse ja ilusa arve, kontrollida olulisi andmeid ja saata arve õiges vormis. Samas ei ole mõtet maksta funktsioonide eest, mida sa tegelikult ei kasuta.

Sliptree sobib juhul, kui tahad arveid koostada lihtsalt ning saata neid vajadusel e-arvena või PDF-failina. Sliptree tasuta paketiga saab saata kuni 10 arvet ja e-arvet aastas ning prooviperioodi ajal saab arveid saata piiramatult. Alustamiseks ei ole krediitkaardi andmeid vaja.

Kokkuvõte

E-arve esitamine ei ole enam ainult raamatupidajate või suurte ettevõtete teema. Kui sinu kliendid on avalikus sektoris või kasutavad e-arvete vastuvõtmist, pead olema valmis e-arveid saatma.

Kõige tähtsam on meeles pidada, et e-arve ei ole PDF. E-arve on masinloetav arve, mis liigub otse süsteemist süsteemi. See muudab arveldamise kiiremaks, vähendab käsitsi sisestamist ja aitab vältida vigu.

Kui saadad arveid vähe, vali lihtne lahendus, mis ei nõua liigset seadistamist. Kui arveid on rohkem, tasub kasutada tööriista, mis aitab kogu arveldamise protsessi korrastada. Mõlemal juhul on hea, kui saad vajadusel saata nii e-arveid kui ka PDF-arveid, sest erinevad kliendid võivad eelistada erinevaid viise.

Korduma kippuvad küsimused

Mis on e-arve?

E-arve on masinloetav elektrooniline maksedokument, tavaliselt XML-formaadis, mis liigub saatja süsteemist arve saaja majandus- või raamatupidamistarkvarasse.

Kas PDF-arve loetakse e-arveks?

Ei. PDF-arve on inimesele loetav fail, kuid e-arve on masinloetav dokument, mis vastab kindlale standardile. PDF tuleb üldjuhul käsitsi süsteemi sisestada, e-arve liigub süsteemi automaatselt.

Millal pean e-arveid saatma?

E-arveid tuleb saata siis, kui arve saaja seda nõuab ja on e-arve vastuvõtjana registreeritud. Avaliku sektori asutustele arveid esitades on e-arve üldjuhul vajalik.

Kas väikeettevõtja saab e-arveid saata?

Jah. E-arveid saavad saata ka väikeettevõtjad ja vabakutselised. Selleks saab kasutada näiteks e-arveldajat, e-arve operaatori teenust või arve koostamise tarkvara, mis toetab e-arvete saatmist.

Mis saab, kui klient nõuab e-arvet, aga ma saadan PDF-i?

Klient võib paluda sul arve uuesti esitada e-arvena. Selle tulemusena võib arve menetlemine ja tasumine viibida seni, kuni arve on esitatud soovitud formaadis.

Kas e-arve saatmiseks on vaja operaatori lepingut?

See sõltub kasutatavast lahendusest. Mõnel juhul tuleb sõlmida leping e-arve operaatori teenuse kasutamiseks, kuid paljudes arve saatmise keskkondades on vajalikud ühendused juba olemas ning eraldi lepingut vaja ei ole.

Kas saan e-arveid saata välismaale?

Jah. Rahvusvahelisi e-arveid saab saata näiteks PEPPOL-võrgustiku kaudu. Täpne võimalus sõltub nii kasutatavast tarkvarast kui ka sellest, kas arve saaja on valmis e-arveid vastu võtma.