E-arve saatmine välismaale: praktiline juhend

Rahvusvahelised kliendid on paljude Eesti väikeettevõtjate ja vabakutseliste igapäev.

Kui välisklient küsib elektroonilist arvet, ei pea ta üldjuhul silmas e-postiga saadetud PDF-arvet. Korrektselt vormistatud arved ja e-arved on muutunud ootuseks ning paljudel puhkudel nõudeks.

Seda eriti Euroopa Liidus, kus e-arve saatmine on muutumas üha enam standardiks, eriti avalikus sektoris.

Käesolev artikkel annab praktilise ülevaate ja täpsed juhised, kuidas e-arvetega rahvusvaheliselt toimetada.

Kiire ülevaade (TL;DR)

• Eestis tegutsev ettevõte saab saata e-arveid välismaale, kui järgib sihtriigi nõudeid, näiteks Peppoli võrgustiku kasutamist.

• Peppol on laialt kasutatav elektrooniliste äridokumentide edastusvõrgustik. E-arvete puhul kasutatakse tihti Peppol BIS Billing 3.0 spetsifikatsiooni, mis põhineb Euroopa e-arve standardil EN 16931.

• Rahvusvaheliseks e-arvete saatmiseks on vaja e-arve operaatorit või tarkvara, mis toetab piiriülest saatmist.

• Lepi arve saatmise meetodis kokku juba lepingus ning kontrolli eelnevalt kliendi e-arve vastuvõtu valmisolekut.

• Lihtsaim lahendus: kasuta tarkvara, mis teeb tehnilise poole sinu eest automaatselt ära.

Miks üldse e-arveid kasutatakse?

E-arve on struktureeritud masinloetavas vormingus arve, enamasti XML-fail, mida raamatupidamistarkvara saab automaatselt töödelda.

• Andmed liiguvad otse kliendi raamatupidamisprogrammi, ilma käsitsi sisestamiseta.

• Väheneb andmete ümberkirjutamisel tekkivate vigade oht.

• Väheneb võimalus, et arve jääb märkamata või sattub valedesse kätesse.

• Paljud Euroopa ettevõtted ja avaliku sektori asutused eelistavad või teatud juhtudel nõuavad ainult e-arveid.

• Klient saab suunata arve oma tavapärasesse kontrolli- ja kinnitusringi.

• E-arve võib olla nõutud kliendi lepingus, hanketingimustes või kohaldatavate õigusnormidega.

Kui sind huvitab täpsemalt, mis on e-arve ja kuidas see toimib, tutvu meie põhjaliku juhendiga "E-arve esitamine: kuidas saata e-arvet?".

E-arvete saatmise reeglid eri riikides

Eestis on e-arvete saatmine avalikule sektorile olnud üldjuhul kohustuslik alates 2019. aastast ning alates 2025. aasta juulist on e-arvete nõudmise õigus laienenud ka erasektorile.

Kogu Euroopa Liidus on elektrooniline arveldus üha enam standardiseeritud – eriti tähtis on see hanketingimustes ja koostöös EL avaliku sektoriga, tulenevalt Direktiivi 2014/55/EU nõuetest.

Selle kohaldamisalasse kuuluvad avaliku sektori hankijad peavad suutma vastu võtta ja töödelda Euroopa standardile vastavaid e-arveid. Direktiiv ise ei kohusta kõiki müüjaid e-arveid saatma ega määra ainsaks edastuskanaliks Peppolit. Saatmiskohustus võib tuleneda riigi reeglitest või kliendi tingimustest.

Enne väliskliendile e-arve saatmist kontrolli nii tema arveldusjuhiseid kui ka konkreetsele tehingule kehtivaid nõudeid. Ühes riigis kasutatav lahendus ei pruugi sobida kõigile sealsetele klientidele.

Küsi kliendilt enne esimest arvet:

• Vastuvõtuviis ja vorming. Kas klient võtab vastu Peppol BIS Billing 3.0 e-arveid või kasutab mõnda muud kanalit?

• Saaja tunnus. Milline on tema Peppol ID? Küsi see täiskujul koos tunnuse liiki näitava prefiksiga, mitte ainult numbrina.

• Ettevõtte andmed. Millised on arve saaja ametlik nimi, aadress ja vajalikud registri- või maksutunnused?

• Ostja- või tellimusviide. Milline viide aitab kliendil arve õigesse osakonda või tellimuse juurde suunata? Peppol BIS Billing 3.0 arvel peab olema ostjaviide või ostutellimuse viide.

• Arve keel, valuuta ja maksetingimused. Lepi need kokku enne arve koostamist.

Nagu tavalise arve puhul, tuleb ka e-arvel esitada nõutud arve andmed, näiteks sihtriigi maksu- või KMKR-numbrid ning kliendi registrikood.

Millistesse riikidesse saab e-arveid saata?

E-arve saatmine ei ole piiratud ühe või paari riigiga. Saaja võib asuda näiteks Soomes, Rootsis, Norras, Lätis, Leedus või Belgias.

Oluline on konkreetse kliendi vastuvõtu võimekus. Sliptree kaudu on võimalik Eesti, Läti ja Leedu ettevõtetel saata e-arve väliskliendile, kes on Peppoli kaudu kättesaadav ja toetab Peppol BIS Billing 3.0 vormingut. Riigi nimi ega ettevõtte kuulumine Peppoli võrku üksi ei kinnita selle vormingu vastuvõttu.

Peppoli võrgustik: rahvusvahelise e-arvelduse edastuskanal

Mis on Peppol ja miks seda vaja on?

Peppol on võrgustik, mille kaudu teenusepakkujad edastavad masinloetavaid arveid ja muid äridokumente. See võimaldab eri tarkvara kasutavatel ettevõtetel dokumente vahetada ilma omavahel eraldi ühendust ehitamata.

Võrgustikku ja arve vormingut tasub eristada: Peppol BIS Billing 3.0 kirjeldab arve andmeid ja kontrollreegleid ning tugineb Euroopa e-arve standardile EN 16931. Peppoli võrgus liigub ka muid dokumendiliike ja vorminguid.

Peppoli kaudu saatmisel:

• liiguvad arved automaatselt ühe operaatori kaudu teise operaatorini;

• kasutatakse kokkulepitud ja üheselt mõistetavaid tehnilisi reegleid ja saaja tunnuseid;

• näeb võrgu tagasiside põhjal, kas arve jõudis kohale või lükati tagasi.

Kuidas Peppoliga liituda?

Peppoliga liitumine toimub üldjuhul läbi sertifitseeritud e-arve operaatori. Selleks tuleb valida sobiv e-arve operaator ja registreerida see oma ettevõtte e-arve haldajaks.

Kui kasutad Sliptreed, saad e-arvete saatmise aktiveerida kiirelt ettevõtte seadetes.

Sliptree kasutajana:

• ava Ettevõtte seaded → E-arved ja järgi aktiveerimisjuhendit;

• läbi sinu ettevõtte jaoks vajalik isiku tuvastamine ja esindusõiguse kontroll;

• aktiveeri saatmine - tehnilised ühendused korraldab Sliptree.

Saatmise aktiveerimine ei tähenda, et sinu ettevõte hakkab ise e-arveid vastu võtma. Samuti ei pea sa saatmiseks oma ettevõtet avalikku Peppol Directory kataloogi lisama.

Kuidas saata e-arveid välismaa ettevõttele Sliptree kaudu?

Kui oled kliendiga vastuvõtuviisi kokku leppinud ja e-arvete saatmise aktiveerinud, saad arve koostada ja saata samas keskkonnas.

E-arve saatmiseks järgi neid samme:

1. Loo konto ja aktiveeri e-arvete saatmine. Ava ettevõtte seadetes jaotis E-arved ning läbi seal kuvatavad sammud.

2. Lisa klient. Sliptree ettevõtteotsing toetab Eesti, Läti, Leedu, Soome, Rootsi, Norra ja Belgia ettevõtteid. Vali sobiv ettevõte ning kontrolli leitud andmeid. Teiste riikide kliendi andmed saad sisestada käsitsi.

3. Kontrolli vastuvõtmise võimalust. Küsi väliskliendilt Peppoli vastuvõtu juhised ja veendu, et ta toetab Peppol BIS Billing 3.0 arveid. Ettevõtteotsing ja e-arve vastuvõtu kontroll on eri asjad.

4. Koosta arve. Lisa tooted või teenused, hinnad, maksetähtaeg ja kliendi nõutud viited. Kontrolli maksuandmeid ning kokku lepitud keelt ja valuutat.

5. Saada e-arve. Kinnita arve, ava Saada arve ning vali E-arve. Sliptree edastab väliskliendi arve Peppoli kaudu.

6. Jälgi arve staatust. Sliptree annab sulle ülevaate, kas arve on edukalt kohale jõudnud või vajab tähelepanu.

Näide: e-arve saatmine Soome kliendile

Oletame, et sul on Eesti ettevõte ja klient Soomes. Sliptrees toimub protsess järgmiselt:

• sisestad ettevõtte nime või registrikoodi

• süsteem otsib kliendi andmed automaatselt Soome äriregistrist

• kliendi kontaktandmed ja maksuinfo ilmuvad arvele automaatselt

• täida vajalikud arve väljad ning saada e-arve paari klikiga

Kui klient on Peppoli võrgustikus ja toetab Peppol BIS Billing 3.0 arveid, saab arve liikuda tema e-arvete vastuvõtusüsteemi automaatselt ilma andmeid käsitsi ümber sisestamata.

Levinumad vead e-arvete saatmisel välismaale

Rahvusvahelise e-arvelduse puhul korduvad sageli samad eksimused. Enamasti ei ole probleem keerukuses, vaid detailides:

• Saadetakse PDF-arve e-arve asemel
  Paljud ettevõtted ei aktsepteeri enam PDF-arveid, eriti automatiseeritud süsteemides.

• Peppol ID on vale või puudub
  Sellisel juhul ei jõua arve kohale.

• Ettevõtte andmed või arve viited on puudulikud
  See juhtub tihti käsitsi sisestamisel. Puuduv viide võib takistada arve menetlemist ka siis, kui arve on kohale jõudnud.

• Kasutatakse sobimatut vormingut või standardit
  Võrgus osalemine ei tähenda, et klient võtab vastu kõiki Peppoli dokumendiliike. Kontrolli sobivust enne arve saatmist.

• Ei kontrollita, kas klient üldse võtab e-arveid vastu
  See võib tähendada, et arve jääb töötlemata.

Enamik neist vigadest on välditavad. Kaasaegne e-arve tarkvara kontrollib vajalikud andmed automaatselt ning aitab tagada, et arve vastab nii tehnilistele nõuetele kui ka jõuab õigesse kohta.

Kokkuvõte

E-arvete saatmine välismaale on muutumas pigem normiks kui erandiks. Selge pluss nii ettevõtjale kui vabakutselisele on see, et e-arveldamine aitab automatiseerida raamatupidamist ning säästab sellele kuluvat aega ja raha.

Hea e-arve platvormiga ei pea sa muretsema tehniliste detailide ega kaotsi läinud arvete pärast. Õige platvormi ja kogemusega muutub rahvusvaheline arveldamine sinu jaoks kiiremaks ning lihtsamini hallatavaks.

Sliptree kaudu saad saata Peppol BIS Billing 3.0 e-arveid sobiva vastuvõtu võimekusega välisklientidele. Tehniline edastamine toimub tarkvara kaudu; sinu ülesanne on kontrollida arve sisu ja saatmise tulemust.

Loo tasuta Sliptree konto. Tasuta paketis saad koostada ja saata kokku kuni 10 arvet aastas ning hallata kuni 5 klienti. Sama limiit hõlmab nii PDF-arveid kui ka e-arveid.

Korduma kippuvad küsimused

Kas ma saan Eestis tegutsedes saata e-arveid välismaisele kliendile ja kuidas?

Jah, selleks vajad arveprogrammi või operaatorit, mis võimaldab rahvusvahelist e-arvete saatmist, näiteks Peppoli kaudu. Sliptree võimaldab Eesti, Läti ja Leedu ettevõtetel saata e-arveid ettevõtetele, kes on Peppoli võrgustikuga liitunud, olenemata asukohariigist.

Mis on Peppol ning kas see on kohustuslik EL riikidesse arve saatmiseks?

Peppol on rahvusvaheline elektrooniliste äridokumentide edastusvõrgustik. E-arvete puhul kasutatakse selles laialdaselt Peppol BIS Billing 3.0 spetsifikatsiooni, mis põhineb Euroopa standardil EN 16931. Peppol ei ole kõikides riikides kohustuslik, kuid sageli võib olla nõutud või eelistatud sõltuvalt kliendist ja riigist.

Miks mu klient PDF-arvet vastu ei võta?

Paljud ettevõtted ja avaliku sektori asutused, nii Eestis kui mujal Euroopa Liidus, aktsepteerivad ainult masinloetavaid e-arveid, kuna need võimaldavad automaatset töötlust ja raamatupidamisprotsesside automatiseerimist.

Kuidas kontrollida, kas mu klient saab e-arveid vastu võtta Peppoli kaudu?

Kui saadad arveid läbi e-arve operaatori, tuleb küsida kliendilt, kas ta aktsepteerib e-arveid Peppoli kaudu, ning küsida tema Peppol ID-d. Lihtsam võimalus on kasutada mõnda e-arve saatmise tarkvara. Eesti klientide puhul näitab Sliptree, kas klient on end e-arve vastuvõtjaks registreerinud ning leiab vajalikud andmed automaatselt.