E-arve saatmine välismaale: praktiline juhend

Rahvusvahelised kliendid on paljude Eesti väikeettevõtjate ja vabakutseliste igapäev.

Korrektselt vormistatud arved ja e-arved on muutunud ootuseks ning paljudel puhkudel nõudeks. Seda eriti Euroopa Liidus, kus elektrooniline arveldamine on muutumas üha enam standardiks, eriti avalikus sektoris.

Kiire ülevaade (TL;DR)

• Eestis tegutsev ettevõte saab saata e-arveid välismaale, kui järgib sihtriigi nõudeid, näiteks PEPPOL võrgustiku kasutamist.

• PEPPOL on laialt kasutatav e-arvete edastusvõrgustik, mis põhineb Euroopa standardil EN 16931.

• Rahvusvaheliseks e-arvete saatmiseks on vaja e-arve operaatorit, kes võimaldab ka ülepiirilisi lahendusi.

• Lepi arve saatmise meetodis kokku juba lepingus ning kontrolli eelnevalt kliendi e-arve vastuvõtu valmisolekut

• Lihtsaim lahendus: kasuta tarkvara, mis teeb tehnilise poole sinu eest automaatselt ära

Mis on e-arve ja miks tavaline PDF-fail ei piisa?

E-arve on struktureeritud masinloetavas formaadis arve (enamasti XML-vormingus), mida saavad raamatupidamistarkvarad ja operaatorid automaatselt töödelda.

E-arve erineb oluliselt tavalistest PDF- või Word-arvetest, kuna masinloetav struktuur võimaldab andmete automaatset kontrolli ja kiiret importimist.

Põhjused, miks e-arveid kasutatakse:

• Andmed liiguvad otse kliendi raamatupidamisprogrammi, ilma käsitsi sisestamiseta.

• Väheneb võimalus, et arve jääb märkamata või sattub valedesse kätesse.

• Paljud Euroopa ettevõtted ja avaliku sektori asutused eelistavad või teatud juhtudel nõuavad ainult e-arveid.

• Vastavus seaduslikele nõuetele, eriti riigihangetes ja piiriüleses äritegevuses.

E-arvete saatmise reeglid eri riikides

Kui saata e-arve välisriiki, tuleb teada, millised on sihtriigi nõuded:

• Euroopa Liidus on elektrooniline arveldus üha enam standardiseeritud – eriti tähtis on see hanketingimustes ja koostöös EL avaliku sektoriga, tulenevalt Direktiivi 2014/55/EU nõuetest.

• PEPPOL on e-arvete edastusvõrgustik, mis põhineb Euroopa standardil EN 16931, mida paljud EL riigid (nt Soome, Rootsi, Taani, Holland jne) kasutavad või eelistavad.

• Paljud erafirmad, eriti Põhjamaades, liiguvad samuti järjest enam e-arvete kasutamise suunas.

• Erinevates riikides võivad arve sisu, keele, valuuta või tehnoloogia nõuded erineda. Kontrolli alati üle vastuvõtva poole tingimused!

• Nagu klassikalise arve puhu, on ka e-arve puhul oluline jälgida kõiki nõutud arve elemente, näiteks sihtriigi maksu- või KMKR-numbrid ning kliendi registrikood.

Millistesse riikidesse saab e-arveid saata?

Kui kasutad PEPPOLi võrgustikku, ei ole e-arvete saatmine piiratud ühe või paari riigiga.

E-arveid saab saata kõikidele ettevõtetele, kes on PEPPOLiga liitunud – olenemata nende asukohariigist.

Praktikas tähendab see, et saad saata e-arveid näiteks: Soome, Rootsi, Norra, Leedu, Belgia ja paljudesse teistesse Euroopa riikidesse.

Sliptree võimaldab saata e-arveid kõikidele PEPPOLi võrgustikus olevatele ettevõtetele, ilma et peaksid eraldi uurima iga riigi tehnilisi eripärasid.

PEPPOL-võrgustik: standard rahvusvaheliseks e-arvelduseks

Mis on PEPPOL ja miks seda vaja on?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) on Euroopa üleselt tunnustatud võrgustik masinloetavate e-arvete ja muude elektrooniliste dokumentide edastamiseks.

See pole ainult failiformaat, vaid standardite, kindlate kanalite ja turvasertifikaatide süsteem, mis võimaldab saata e-arveid üle riigipiiride ilma eraldi integratsioonideta iga riigi jaoks.

PEPPOLi kaudu liiguvad arved:

• Automaatselt (ühe operaatori kaudu teise operaatorini)

• Turvaliselt ja jälgitavalt

• Korrektses formaadis, mida kõik osapooled mõistavad ühtmoodi

Kuidas PEPPOLiga liituda?

PEPPOLiga liitumine toimub üldjuhul läbi sertifitseeritud e-arve operaatori. Selleks tuleb valida sobiv e-arve operaator ja registreerida see oma ettevõtte e-arve haldajaks.

Või siis lihtsalt registreeri end Sliptree kasutajaks!

Sliptree kasutajana:

• On PEPPOLiga liitumine automaatne, kui aktiveerid e-arvelduse Sliptree seadete alt

• Kogu vajaliku registreerimise ja tehnilise seadistuse teeme sinu eest automaatselt

• Registreerime Äriregistris sinu ettevõtte e-arve operaatoriks meie partneri Billberry.

Kuidas saata e-arveid välismaa ettevõttele läbi Sliptree?

Sliptree abil on e-arvete saatmine välismaale lihtne ja kiire ning ei eelda keerulist seadistamist ega tehnilisi teadmisi.

E-arve saatmiseks järgi neid samme:

• Loo konto ja aktiveeri e-arveldamine
  Sliptrees toimub PEPPOLiga liitumine automaatselt – piisab e-arvelduse aktiveerimisest seadete alt.

• Lisa klient
  Vali kliendi riik ning sisesta ettevõtte nimi või registrikood.
  Sliptree täidab automaatselt vajalikud andmed (nt aadress, registrikood), kui need on vastavas äriregistris olemas.

• Kontrolli e-arve vastuvõtmise valmisolekut
  Süsteem näitab automaatselt, kas klient on PEPPOLi kaudu e-arve vastuvõtja ning kas arve saab otse edastada.

• Koosta arve
  Vali sobiv keel ja valuuta ning veendu, et kõik vajalikud andmed (nt KMKR-number) on korrektselt täidetud.

• Saada e-arve
  Saadad e-arve ühe klikiga läbi PEPPOLi võrgustiku – ilma eraldi seadistuste või integratsioonideta.

• Jälgi arve staatust
  Sliptree annab sulle ülevaate, kas arve on edukalt kohale jõudnud või vajab tähelepanu.

Näide: e-arve saatmine Soome kliendile

Oletame, et sul on Eesti ettevõte ja klient Soomes. Sliptrees toimub protsess järgmiselt:

• sisestad ettevõtte nime või registrikoodi

• süsteem otsib kliendi andmed automaatselt Soome äriregistrist

• kliendi kontaktandmed ja maksuinfo ilmuvad arvele automaatselt

• näed kohe, kas klient võtab e-arveid vastu

• täida vajalikud arve väljad ning saada e-arve paari klikiga

Kui klient on PEPPOLi võrgustikus, jõuab arve otse tema raamatupidamistarkvarasse ilma käsitsi sisestamiseta.

Levinumad vead e-arvete saatmisel välismaale

Rahvusvahelise e-arvelduse puhul korduvad sageli samad eksimused. Enamasti ei ole probleem keerukuses, vaid detailides:

• Saadetakse PDF-arve e-arve asemel
  Paljud ettevõtted ei aktsepteeri enam PDF-arveid, eriti automatiseeritud süsteemides

• PEPPOL ID on puudu või vale
  Sellisel juhul ei jõua arve lihtsalt kohale

• Ettevõtte andmed on valed või puudulikud
  See juhtub tihti käsitsi sisestamisel

• Kasutatakse valet formaati või standardit
  Näiteks ei vasta arve sihtriigi või partneri nõuetele

• Ei kontrollita, kas klient üldse võtab e-arveid vastu
  See võib tähendada, et arve jääb töötlemata

Enamik neist vigadest on välditavad. Kaasaegne e-arve tarkvara kontrollib vajalikud andmed automaatselt ning aitab tagada, et arve vastab nii tehnilistele nõuetele kui ka jõuab õigesse kohta.

Kokkuvõte

E-arvete saatmine välismaale on muutumas pigem normiks kui erandiks. Selge pluss nii ettevõtjale kui vabakutselisele on see, et e-arveldamine aitab automatiseerida raamatupidamist ning säästab sellele kuluvat aega ja raha.

Hea e-arve platvormiga ei pea sa muretsema tehniliste detailide ega kaotsi läinud arvete pärast, õige platvormi ja kogemusega muutub rahvusvaheline arveldamine sinu jaoks kiiremaks ning lihtsamini hallatavaks.

Alusta juba täna – proovi Sliptreed tasuta ja saada oma esimene e-arve välismaale minutitega – ilma keerulise seadistuse ja tehniliste teadmisteta.

Korduma kippuvad küsimused

Kas ma saan Eestis tegutsedes saata e-arveid välismaisele kliendile ja kuidas?

Jah, selleks vajad arveprogrammi või operaatorit, mis võimaldab rahvusvahelist e-arvete saatmist – nt PEPPOLi kaudu. Sliptree võimaldab saata e-arveid kõikidele ettevõtetele, kes on PEPPOLi võrgustikuga liitunud, olenemata asukohariigist.

Mis on PEPPOL ning kas see on kohustuslik EL riikidesse arve saatmiseks?

PEPPOL on Euroopa ühtlustatud e-arvelduse edastusvõrgustik, mis põhineb Euroopa standardil EN 16931 ning on laialt levinud nii avaliku sektori organisatsioonidele kui ka erasektoris. See ei ole kõikides riikides kohustuslik, kuid sageli võib olla nõutud või eelistatud sõltuvalt kliendist ja riigist.

Miks mu klient PDF-arvet vastu ei võta?

Paljud ettevõtted ja avaliku sektori asutused, nii Eestis kui mujal Euroopa Liidus, aktsepteerivad ainult masinloetavaid e-arveid, kuna need võimaldavad automaatset töötlust ja raamatupidamisprotsesside automatiseerimist.

Kuidas kontrollida, kas mu klient saab e-arveid vastu võtta PEPPOLi kaudu?

Kui saadad arveid läbi e-arve operaatori, tuleb küsida kliendilt, kas ta aksepteerib e-arveid PEPPOL kaudu ning tema PEPPOL ID'd. Lihtsam võimalus on kasutada mõnda e-arve saatmise tarkvara. Näiteks Sliptree näitab, kas klient on end e-arve vastuvõtjaks registreerinud ning leiab vajalikud andmed automaatselt.