Riigiasutustele saab peagi saata vaid e-arveid – mida peaksid väikeettevõtjana teadma sina?

Nagu juba mitmel pool on kirjutatud, siis 1. juulist 2019 saab Eesti riigiasutustele saata vaid e-arveid. Mida see aga väikeettevõtja jaoks tähendab ning kas ja kuidas saab Sliptree siinkohal abiks olla?

Väikeettevõtjale on e-arve temaatika siiani jäänud küllaltki kaugeks ja ehk isegi veidi segaseks. Minu hinnangul lähenevad e-arveid tutvustavad artiklid teemale enamasti suurettevõtte seisukohast ja seetõttu keskenduvad asjadele, mis väikeettevõtjale nii südamelähedased või vajalikud ei ole. Näiteks räägitakse kinnitusringidest, tuhandete arvete käsitsi sisestamise pealt säästevast kokkuhoiust, püsimaksetest jne.

Olgem ausad – kui paljudes väikestes ettevõtetes on kasutusel kinnitusring? Või kellel on lausa tuhandeid sissetulevaid arveid, mida raamatupidaja peab käsitsi sisestama? Või kui mitme väikeettevõtja jaoks on aktuaalne e-arvete edastamine panka? Need on kõik asjad, mis suure ettevõtte puhul annavad kindlasti tohutu ajavõidu ja kokkuhoiu, kuid mikroettevõtte jaoks mõjuvad pigem elevandiga sääse tapmisena.

Seetõttu lähenengi alljärgnevalt e-arvete teemale just väikettevõtja, täpsemini öeldes isegi mikroettevõtja (kuni ca 10 inimest) seisukohast.

Mikroettevõtjal võib tekkida e-arvete kohta erinevaid küsimusi:

  • Ma juba saadan PDF-arveid või skänneerin paberarved arvutisse, kas sellest ei piisa?
  • Kas e-arved on mõeldud selleks, et minu klient saaks arveid otse pangas maksta?
  • Kuidas e-arve kliendini kohale jõuab?
  • Oot-oot, misasi see arve üldse ikkagi on?
  • Tundub mingi keeruline tehniline värk, parem ei näpi…

Katsungi neile küsimustele siinkohal nüüd vastata. Siiski väike märkus: kuna alljärgnev postitus sisaldab omajagu viiteid tehnilisele informatsioonile, millega tavakasutajal on raske midagi peale hakata, siis ütlen etteruttavalt, et õnneks on olemas tarkvaralahendused, mis kogu keerukuse enda peale võtavad ja lasevad ettevõtjal keskenduda lihtsalt arve väljastamisele ja saatmisele.

Kas mul on väikeettevõtjana üldse vaja e-arveid saata?

Kui sa ei saada arveid Eesti riigiasutustele, siis tegelikult ei olegi sul otseselt e-arveid vaja. Seda ma ütlen siiski teatud mööndusega – sul ei ole neid vaja selles mõttes, et sul ei ole kohustust. Kui su kliendid hea meelega PDF- või paberarveid vastu võtavad, siis on kõik hästi. Võid selle artikli lugemise lõpetada ja oma igapäevatööga kenasti jätkata… kuniks mõni su klient e-arveid nõudma hakkab.

Kui sul on aga vaja saata arveid Eesti riigiasutustele, siis peaksid teadma, et alates 1. juulist 2019 ükski riigiasutus enam muul kujul arveid vastu ei võta. See tähendab, et paberarved, PDF-arved või mis tahes muul kujul arved võid ära unustada.

Võib-olla on sul kliendiks mõni suurem ettevõte või siis nö eesrindlikum väikeettevõte, kes nõuab arveid e-arve kujul? Viimasel kahel juhul peaksid end e-arve teemaga kurssi viima ning kõigepealt selgeks tegema…

Mis imeloom see e-arve on?

Alustame sellest, mis e-arve ei ole:

  • PDF-kujul arve
  • E-maili sisus olev arve/tšekk
  • Majandustarkvaras või arveprogrammis olev arve
  • Skänneeritud või pildistatud paberarve
  • Taskurätikule kirjutatud rehkendus

Aga mis siis ikkagi on e-arve?

E-arve on XML vormingus masinloetav dokument, mis vastab e-arve standardile.

Märkus: rangelt võttes peaks e-arve liikuma elektroonilsi kanaleid pidi automaagiliselt otse müüja tarkvarast ostja tarkvarasse (või panka), kuid tegelikult on e-arvet võimalik saata ka e-mailiga (kuigi ostja ei pruugi seda siis aktsepteerida).

Oot-oot… kes või mis see XML vorming on ja kuidas ta minu dokumentide kallale pääseb ja kelle seatud standarditest siin jutt käib?

XML on dokumendivorming, mis võimaldab andmeid esitada masinloetaval kujul. On olemas tuhandeid erinevaid vorminguid – ka Wordi failid on näiteks teatud vormingus. Ka PDF on põhimõtteliselt teatud tüüpi vorming, mille eesmärk on säilitada dokumendi välimus erinevate süsteemid (arvutite, telefonide jne) vahel.

PDF on inimestele, e-arve (XML) on arvutitele lugemiseks

PDF kujul arve on eelkõige mõeldud inimestele – me oskame sealt vajaliku info suurema vaevata üles otsida, isegi kui arve kujundus ja sellel oleva info paigutus on erinevate ettevõtete puhul veidi teistsugune. Paraku on arvuti jaoks see veidi keerulisem ülesanne (kuigi digiteerimise abil teatud määral võimalik).

Seetõttu ongi kokku lepitud, et e-arve peaks olema ühtses, konkreetses formaadis, millest arvutiprogrammid koheselt aru saavad. See aga tähendab, et tavainimese silmale on see põhimõtteliselt hunnik koodi, millega on raske midagi peale hakata. Allolev on fragment e-arvest:

Kui sa nüüd sellest midagi aru ei saanud, siis hinga rahulikult. Pole hullu. Tegelikult võibki öelda, et e-arve on mõeldud eelkõige arvutile lugemiseks. Inimene ei peagi seda faili lugema – vajadusel teisendab arvutiprogramm selle inimese jaoks loetavamale kujule – näiteks PDF arveks. Sisuliselt tähendab see seda, et kui näiteks majandustarkvara võimaldab e-arvet importida, siis on võimalik seda arvet sealt hiljem ka PDF i või mõnel muul kujul vaadata.

Lisaks on e-arve külge panna ka arve PDF-versioon. Sellisel juhul öeldakse, et see on täispresenteerimisega e-arve. Lihtsustatult on arve kohta ikkagi ainult 1 fail, kuid selle sees on nii masinloetav osa kui ka inimloetav PDF osa. Näiteks internetipanka saadetud e-arved ongi tihti sellised.

E-arve standard

Erinevad riigid (jah, e-arved on kasutusel ka teistes riikides peale Eesti) kasutavad veidi erinevaid standardeid (formaate), kuid suures plaanis on nad sarnased ja seavad arvele teatud nõudmised: millised andmed peavad arvel olema, mil moel vormindatud jne. Eestis on käesoleva postituse kirjutamise hetkel kasutusel Eesti E-arve standardi versioon 1.2, mille kohta täiendav info on kättesaadav Pangaliidu kodulehel.

Tõenäoliselt on enamike lugejate jaoks siiski tegemist liialt tehnilise informatsiooniga, millega on väga raske midagi asjalikku peale hakata. Seetõttu tulebki väikeettevõtjale siinkohal appi majandustarkvara või mõni arvete koostamise platvorm nagu Sliptree. Tarkvara kasutades ei pea ise korrektse vormingu pärast muretsema – nimelt hoolitseb tarkvara ise selle eest, et arvel oleks kõik vajalikud andmed olemas ning teisendab väljastab nõuetele vastava XML faili.

Põhimõtteliselt on võimalik e-arveid saata ka rahvusvahelisellt, kuigi siin tuleb arvestada sellega, et erinevates riikides kehtivad pisut erinevad standardid. Näiteks Soomes kehtib hoopis Finvoice. Seega peaks arve saatmisel olema arveprogrammil võimekus väljastada sihtriigi standardile vastavat e-arvet. E-arve operaatori ja rändlusteenuse kasutamine (neist pikemalt allpool) võib siin aga asja omajagu lihtsustada.

Kuidas e-arvet koostada?

Praeguseks on e-arve väljastamise võimekus ilmselt enamusel, kui mitte kõigil raamatupidamis- või majandustarkvaradel, mis Eestis kasutusel. Aga me räägime siinkohal eelkõige ju mikroettevõtjast, kes ise raamatupidamisprigrammi ei kasuta – tõenäoliselt sisestab raamatupidamisprogrammi meie eest andmed hoopis raamatupidaja, kelle teenuseid me sisse ostame.

Seega on selles kontekstis e-arve koostamiseks järgmised võimalused:

  • Paluda e-arve koostada oma raamatupidajal (aga see võib olla tüütu, raamatupidaja ei ole kättesaadav või ei viitsi jne)
  • Hakata kasutama raamatupidamistarkvara (aga see võib jällegi veidi elevandiga sääse tapmiseks osutuda)
  • Kasutada mõnda veebipõhist vormi, näiteks arvetehase oma (aga kõik andmed peab iga arve puhul uuesti sisestama)
    – või –
  • Kasutada mõnda väikettevõtte jaoks mõeldud arvete koostamise tarkvara, millel on e-arve väljastamise tugi olemas. Mõned näited on ka allpool olemas.

Kuidas e-arvet saata?

Okei, saime e-arve koostatud… kuidas me selle nüüd kliendini toimetame? Lihtsustatult on siin 2 varianti:

  • e-posti (või muu elektroonilise kanali) teel, pannes e-arve XML-faili manusena kaasa
  • otse kliendi programmi, kasutades selleks e-arve operaatorit, kes selle elektroonilist kanalit pidi edastab

E-mailiga e-arve saatmine – tasuta, kuid teatud puudustega

Kuigi mõnikord väidetakse, et e-mailiga e-arve saatmist tuleks vältida, on see siiski sõltuv kontekstist ja eesmärgist. Mina ütleks, et alustamiseks on tegelikult e-mailiga e-arve saatmine täiesti okei. Ilmselge eelis on see, et sellega saab hakkama igaüks ning see on ka tasuta.

Küll aga on e-mailiga e-arve saatmisel mõned puudused:

  • Kui klient e-arveid maili teel vastu ei võta, siis seda võimalust kasutada ei saa.
  • Klient ei pruugi esimese hoobiga aru saada, misasja ta nüüd maili peale sai (ikkagi masinloetav fail)

Telema (üks e-arve operaator) on toonud välja siin artiklis samuti mõned kitsaskohad. Mulle tundub, et see artikkel on siiski kirjutatud suurettevõtte seisukohast ning keskendub e-arvete vastuvõtmisele. Julgen väita, et mikroettevõtete jaoks ei ole artiklis tõstatatud probleemid esmajärgulised ning need on ka osaliselt leevendatavad:

  • Näiteks Sliptree puhul on ka tavalise e-maili teel saadetava PDF arve puhul võimalik jälgida, kas e-mail jõudis saaja postkasti ning kas kiri ka avati. Tehnoloogia eripärast tulenevalt toimib see jälgitavus siiski ca 50-90% juhtudel. E-arveid läbi operaatori edastades peaks idee poolest jälgitavus olema täpsem.
  • Turvalisus ja privaatsus: e-arve saatmine maili teel ei ole kuidagi riskantsem kui näiteks PDF-arve saatmine maili teel. Jah, e-arve saatmine läbi operaatori on turvalisem (sellest allpool), kuid kui siiani said oma kliendiga maili teel PDF-arveid vahetada ning ka temale sobib, ei ole maili teel e-arve saatmises mingit täiendavat riski.
  • Paljudel ettevõtetel on olemas ka spetsiaalne sissetulevate arvete jaoks mõeldud e-maili postkast, kuhu saabunud kirjadest tarkvara automaatselt e-arve failid tuvastab ja need majandustarkvarasse impordib.

E-arve saatmine läbi operaatori – turvaline, mugav ja (üldjuhul) tasuline

Kujuta ette, et koostad enda arvutis arve, vajutad Saada, ning hetke pärast on see juba sinu kliendi majandustarkvaras (või internetipangas) ostuarvete all kenasti olemas, maksmist ootamas? Sellist automaagilist e-arve liikumist pakub e-arve operaatori teenus.

E-arve operaator ongi teatud mõttes võrreldab telefonioperaatoriga: sisuliselt annad sina käsu “edasta see arve firmale X” ning operaator toimetab selle temale kohale – sekunditega. Sealjuures ei pea sa ise arvet alla laadima ega printima, samuti ei pea su klient seda käsitsi enda süsteemi sisestama. Põhimõtteliselt on vajalik vaid arve ning nii müüja kui ostja registrikood (või isikukood).

Usun et mõistad, et just suurettevõtetele (ja riigiasutustele), kes võtavad vastu sadu ja tuhandeid arveid, annab selline lahendus olulise võidu. Samas näiteks vabakutseline disainer, kes ise esitab ühes kuus paar arvet ja kellel on ehk mõned kuluarved, suudab nende käsitsi edastamise ja sisestamisega üldiselt üsna kenasti hakkama saada.

Igal juhul – kui sinu kliendiks on riigiasutus või mõni suurettevõte või hoopiski välismaal asuv ettevõte, kes tahab e-arveid saada, tasub e-arve operaatori teenuse kasutamist kaaluda.

Igas riigis tegutsevad mitmed erinevad e-arve operaatorid, ainuüksi Eestis on neid vähemalt neli. Selleks, et e-arve jõuaks ikka saajani kohale ning ettevõtja ei peaks iga operaatoriga eraldi lepingut ja liidestust tegema, teevad operaatorid omavahel koostööd. Kui e-arveid on vaja saata välismaale, võib olla vajalik e-arve rändlusteenuse kasutamine, mida kõik operaatorid siiski ei paku.

Samuti on oluline mõista, et nagu telefonioperaatorid küsivad oma teenuse eest tasu, teevad seda ka e-arve operaatorid. Tasu suurus sõltub operaatorist ja muudest asjaoludest nagu sellest, kas vajalik on ainult arvete saatmine või ka vastuvõtmine, milline on dokumentide maht ja kas leping operaatoriga tehakse ainult enda firmale või mitme ettevõtte jaoks.

Viimast lahendust kasutavad näiteks mõned majandustarkvara pakkujad – neil endal on juba e-arve operaatoriga leping olemas ja sina kui majandustarkvara kasutaja ei pea enam ise millegi pärast muretsema. Sealjuures võib e-arvete edastamise tasu olla kas majandustarkvara kuutasu või aastamakse sees või siis võetakse iga edastatud/vastuvõetud arve eest eraldi tasu (suurusjärgus mõnikümmend eurosenti).

Väike- või mikroettevõttena ei ole üldiselt e-arve operaatoriga ise lepingu tegemine optimaalne. Palju lihtsam ja mugavam (ja ilmselt odavam) oleks kasutada mõnda majandustarkvara või arvete tegemise programmi, millel on vajalik leping ja liidestus olemas.

Kõiki erinevaid võimalusi ei jõua siinkohal ma välja tuua, kuid väikeettevõtja võiks kaaluda ja proovida eelkõige järgmisi lahendusi:

  • e-arveldaja – RIKi poolt arendatav keskkond, kus on võimalik teha peale arvete veel palju muudki. Selle postituse kirjutamise hetkel e-arvete saatmise eest eraldi tasu ei küsi. Tegemist on riigi enda loodud raamatupidamistarkvaraga, mis võib kasutaja jaoks olla nii pluss kui miinus. Pean silmas seda, et vähemalt teoreetiliselt on riigil ilma auditita ligipääs kõikidele raamatupidamisandmetele…
  • Omniva Arvekeskus

Kas Sliptree kaudu ka e-arveid saata saab?

Aitäh, et küsisid! 🙂 Jah, saab küll. Täpsemalt on meil järgmine plaan:

  • Alates 1. juulist 2019 saab arveid alla laadida Eesti E-arve standardile vastavas XML-vormingus.
  • Hiljemalt 1. augustist 2019 saab Eesti e-arveid saata Sliptree keskkonnast läbi e-arve operaatori otse kliendile.
  • Juhul, kui meie kasutajad huvi üles näitavad, lisame ka võimaluse e-arveid saata välismaale.

E-arvete allalaadimine on kättesaadav kõikidele meie kasutajatele. E-arvete saatmine läbi operaatori otse kliendile on võimalik meie Piiramatu paketi kasutajatele (seda seetõttu, et iga e-arveid edastava ettevõtte eest küsib operaator ka meilt tasu).

Kokkuvõttes – kuigi e-arved on väikettevõtjale siiani jäänud pisut kaugeks, on kogu Euroopa üha rohkem liikumas sinnasuunas, et arvete edastamine läheb täielikult e-arvete peale üle. Esimene oluline verstapost on 1. juuli 2019, mil Eesti riigiasutused võtavad vastu ainult e-arveid. Igal juhul tasub ka ennast teemaga kurssi viia ning varakult hakata planeerima e-arvete kasutuselevõttu.

Kui sul on seoses e-arvete või Sliptree kasutamisega küsimusi, kirjuta meile siia alla kommentaar või võta ühendust meie klienditoega.

2 vastust teemale “Riigiasutustele saab peagi saata vaid e-arveid – mida peaksid väikeettevõtjana teadma sina?

  1. Tere!

    Püüan koostada e-arvet, aga ei saa aru, kus seda teie keskkonnas teha saab.

    Hääd!
    Merill

    1. Tere Merill!

      Alustuseks tuleks koostada arve nagu tavaliselt ning siis see salvestada. Seejärel saab arvete nimekirjas vastava arve e-arve XML formaati eksportida. Lähemalt kirjutasin siin: https://sliptree.com/et/eesti-e-arvete-tugi-nuud-olemas

Lisa kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata. Nõutavad väljad on tähistatud *-ga