Kuidas kõige lihtsamalt lahendada mikroettevõtte raamatupidamine?

Alustavale ettevõtjale võib raamatupidamine tekitada omajagu küsimusi ja hirme. Raamatupidaja palkamine tundub kulukas, kuid ise tegemine jällegi keeruline.

Õnneks on Eestis mikroettevõtte raamatupidamine lihtsustatud ning tihti on võimalik see iseseisvalt ära korraldada.

Siit artiklist saad ülevaate, kuidas kõige lihtsama vaevaga raamatupidamist ise korraldada ning millal on mõistlik välist abi kaaluda.

TL;DR – Kiire ülevaade

• Väikese tehingumahuga ettevõte võib raamatupidamist teha iseseisvalt.

• Alates 2025. aastast on mikroettevõtteks äriühing, mille varad ei ületa 450 000 €, tulu 900 000 € ja töötajaid on kuni 10.

• Eestis on mikroettevõtetel võimalus pidada lihtsustatud raamatupidamist ning esitada majandusaasta aruanne lihtsustatud kujul.

• Korrapärane süsteem, digitaalne dokumentide säilitamine ja kord aastas asjatundjaga konsulteerimine hoiavad raamatupidamise korras.

• Kui ettevõte kasvab, muutub KM-kohuslaseks või palkab töötajaid, tasub kaasata professionaalne raamatupidaja.

Mis on mikroettevõte ja kuidas see sinu ettevõtte raamatupidamist mõjutab?

Alates 2025. aasta jaanuarist kuuluvad mikroettevõtte kategooriasse ettevõtted, kelle näitajatest kaks ei ületa järgmisi piire: varad kokku 450 000 eurot, aruandeaasta tulu 900 000 eurot ning keskmine töötajate arv aruandeaasta jooksul kuni 10 inimest.

Kui sinu ettevõtte näitajad jäävad nende piiride sisse, on raamatupidamise nõuded paindlikumad. Näiteks võib esitada lihtsustatud majandusaasta aruande, mida saab ettevõtja ka iseseisvalt koostada.

Mida täpsemalt tähendab lihtsustatud mikroettevõtte raamatupidamine?

Mikroettevõtte lihtsustatud raamatupidamine tähendab, et raamatupidamisarvestus ja aruandlus on vähem detailne kui suurematel ettevõtetel. See võimalus on mõeldud väikestele ettevõtetele, kelle majandustegevus on väikesemahuline ja lihtsa struktuuriga.

Lihtsustatud süsteemi puhul:

• Ei ole vaja pidada klassikalist pearaamatut - piisab tulude ja kulude süstemaatilisest arvestusest.

• Võib kasutada lihtsustatud aruandevorme, mis sisaldavad ainult olulisemaid finantsnäitajaid.

• Piisab tulemi ja finantsseisu arvestusest, ehk jälgitakse põhiliselt ettevõtte tulu, kulu, vara ja kohustusi.

• Majandusaasta aruanne on lühem ja lihtsam – seda ei pea täiendama ulatuslike lisade või seletustega.

Mikroettevõtte majandusaasta aruanne koosneb peamiselt kahest põhiosast:

• Bilanss, mis näitab ettevõtte varasid ja kohustusi;

• Kasumiaruanne, mis kajastab tulusid ja kulusid.

See tähendab, et andmeid tuleb esitada vähem ja aruande koostamine on kiirem.

Mille järgi saad aru, et vajad abi professionaalselt raamatupidajalt?

See küsimus tuleb mingil hetkel paratamatult ette igal alustaval, või ka juba mõnda aega tegutsenud ettevõtjal. Välise abi vajadus sõltub sinu ettevõtte spetsiifikast ja hetkeseisust.

Kui suur osa sinu ajast kulub raamatupidamisele? Kui kiiresti on sinu ettevõte kasvanud? Kui palju tehinguid igakuiselt ettevõttest läbi käib? Kas plaanid palgata töötajaid? Kas tegeled toodete või teenustega, mis kuuluvad eri maksugruppidesse või vajavad muud eritähelepanu?

Millal võib iseseisev raamatupidamine olla piisav?

Juhul kui...

• sinu ettevõttel on lihtne ärimudel ning müüd teenust või toodet ilma keeruliste vahepealsete protsessideta

• igakuine tehingute arv on piisavalt väike, näiteks 20-30 tehingut kuus

• ettevõte ei ole käibemaksukohustuslane ning müügitulu jääb alla 40 000 euro aastas

• oled valmis ise õppima ja aega pühendama raamatupidamise põhitõdede mõistmisele

... võib iseseisev raamatupidamine olla mõistlik võimalus. Leia omale sobiv veebipõhine abiline, et oma protsessi lihtsustada ja ajakulu viia miinimumini.

Millal tasub kaaluda professionaali kaasamist?

Ühel hetkel võib iseseisev raamatupidamine muutuda liiga ajamahukaks või riskantseks. Järgnevad märgid näitavad selgelt, et on aeg mõelda professionaali peale:

• Kui registreerid oma ettevõtte käibemaksukohustuslaseks (näiteks ettevõtte aastakäive kasvab üle 40 000 euro)

• Palkad oma esimesed töötajad

• Ettevõtte raamatupidamiskannete hulk muutub suureks (müügid, ostud, töötajate palgad, amortisatsioon jne)

• Raamatupidamine hakkab võtma liiga palju sinu aega

• Kui plaanid kaasata investoreid või võtta ettevõttele laenu

Vead raamatupidamisega võivad kaasa tuua trahve või lisapingeid Maksuameti suunal. Investeering raamatupidajasse võib seega anda rohkem rahulolu, kindlustunnet ja loomulikult vabastada sinu aega.

Kuidas alustada iseseisva raamatupidamisega?

Kui oled otsustanud, et proovid raamatupidamist ise korraldada, siis siin on mõned nipid, kuidas alustada. Oluline on, et loodud süsteem toetaks ka tulevikus protsesside üleandmist raamatupidajale.

1. Ava pangas ärikonto

See on esimene ja üks olulisemaid samme. Ära kunagi sega oma isiklikku ja ettevõtte raha. Ettevõtlustulu peab liikuma läbi ettevõtte konto või vähemalt läbi ettevõtluskonto.

Paljud pangad pakuvad äriklientidele liitumiseks erinevaid hüvesid. Tutvu erinevate pankade võimaluste ning teenustasudega ja vali endale sobivaim.

2. Vali veebipõhised süsteemid oma elu lihtsustamiseks

Investeeri *online-*lahendustesse, mis sind enim abistavad ja sulle aega säästavad. Erinevad programmid aitavad sul näiteks:

• Kiirelt koostada ja saata professionaalseid arveid või e-arveid

• Hoida silm peal arvete laekumistel

• Hallata ja säilitada olulisi raamatupidamisdokumente

• Koostada eelarve ning jälgida ettevõtte kulusid ja tulusid

Peamine on, et kõik dokumendid oleksid korralikult salvestatud. Jälgi alati, et iga sissetulek ja väljaminek oleks nõuetekohaselt dokumenteeritud.

Salvesta kõik kulu- ja tuludokumendid virtuaalselt. See on oluline nii hilisemate võimalike maksuameti küsimuste pärast, kui ka selleks, et hiljem raamatupidaja kaasates, saad talle lihtsa vaevaga kõik dokumendid edasi anda.

3. Pane paika süsteem kulude jälgimiseks

Iga kuu lõpus vaata üle:

• Kõik ettevõtte sissetulekud ja väljaminekud

• Arvuta, kas möödunud kuu oli kasumlik või kahjulik

• Kas klientidelt on kõik tähtaja ületanud maksed laekunud

• Veendu, et oled ise kõik arved ära tasunud

• Kas oled kõik dokumendid, näiteks ostu- ja müügiarved, kindlasse kohta talletanud?

Lihtne Exceli tabel või spetsiaalne tarkvaralahendus võib siin olla sinu parim sõber. Kuna mikroettevõttel on tehinguid tavaliselt vähe, ei pea see olema keeruline – tavaline tabel kulude-tuludega ning mõni pilvesalvestusteenus (näiteks Google Drive või Dropbox) piisab.

4. Õpi maksude põhitõdesid

Maksude ning nende arvestamise põhitõed tasub selgeks õppida igal ettevõtjal, kasutad sa raamatupidajat või mitte.

Esimesena on oluline teada, et juhul kui sinu käive ületab 40 000 eurot, pead registreerima end käibemaksukohustuslaseks ning hakkama saadetud arvetele lisama käibemaksu. Ühtlasi saad siis maha arvestada sisendkäibemaksu sulle esitatud arvetelt.

Kui oled KM-kohustuslane, pead arvestama, et erinevad tootegrupid võivad olla maksustatud erinevate käibemaksumääradega - 0%, 9%, 13% või 24%. Sliptree võimaldab valida maksumäära ning teeb kalkulatsioonid automaatselt.

Palga ja maksude kalkuleerimine võib veidi keerulisem olla, kuid hea ülevaate annab Palgakalkulaator.

Lisaks aitavad mõned pangad lihtsustada palgaarvestust. Näiteks on LHV koostöös EMTA'ga töötanud välja Palgamakse teenuse, mis võimaldab ettevõtjatel kanda töötajatele üle töötasud ning samaaegselt deklareerida ja tasuda riigimaksud internetipangas.

5. Majandusaasta aruande koostamine

Mikroettevõtte majandusaasta aruanne on lihtsustatud versioon, mis koosneb bilansist, kasumiaruandest ja mõnest kohustuslikust lisast.

Aruanne tuleb äriregistrile esitada kuue kuu jooksul pärast majandusaasta lõppu.

Aruande koostamise saad teha e-äriregistri Ettevõtjaportaalis:

1. Logi sisse ja vali Majandusaasta aruanded → Lisa uus aruanne.

2. Määra aruande tüübiks mikroettevõtte aruanne.

3. Täida bilanss ja kasumiaruanne olemasolevate raamatupidamisandmete põhjal.

4. Lisa kolm kohustuslikku lisa (arvestuspõhimõtted, tööjõukulud, seotud osapooled).

5. Allkirjasta aruanne vähemalt ühe juhatuse liikme poolt ja kinnita see.

6. Lisa kasumi jaotamise või kahjumi katmise ettepanek.

7. Esita aruanne äriregistrile.

Kui sa siinkohal kõhkled oma teadmistes, on mõistlik aastaaruande koostamine siiski sisse osta. Paljud raamatupidajad pakuvad seda eraldi teenusena ka siis, kui nad aastaringselt sinu ettevõttega ei tegele.

Nii saad vähemalt korra aastas lasta asjatundjal oma raamatupidamine üle vaadata ning veenduda, et oled vahepeal kõik korrektselt teinud.

6. Kui kahtled, küsi abi!

Raamatupidamise nüansid või sõnastus seaduses võivad tihti tekitada segadust. AI vestlusrobot võib küll kohati aidata segadust lahti selgitada, aga teda pimesi usaldades on eksimused kerged tulema.

Ära karda EMTA nõustajaid - nad on alati abivalmis ning oskvad anda asjakohast nõu.

Praktilised nipid mikroettevõtte raamatupidamise lihtsustamiseks

Olenemata sellest, kas teed raamatupidamise ise või kaasad professionaali, on siin mõned praktilised nipid, mis teevad sinu elu kergemaks:

1. Leia lihtsasti hallatav süsteem dokumentide säilitamiseks

Kasuta digitaalseid lahendusi, mis hoiavad sinu andmeid kindlalt pilves. Nii ei pea sa muretsema dokumentide kaotamise pärast ja saad neile ligi igalt poolt ja alati.

2. Määra kindel aeg raamatupidamiseks

Kui teed raamatupidamist ise, ära lase asjadel kuhjuda. Määra näiteks iga kuu esimene päev või viimane reede, mil tegeledki ainult raamatupidamisega. Regulaarsus aitab vältida viimase hetke stressi.

3. Võimalusel väldi sagedasi sularaha tehinguid

Sularahaga on keerulisem arvestust pidada. Kui rahavoog käib läbi pangakonto, on palju lihtsam tulusid ja kulusid hallata ning dokumenteerida.

4. Konsulteeri asjatundjaga vähemalt kord aastas

Kui otsustad raamatupidamist ise korraldada, tasub vähemalt kord aastas kohtuda maksunõustaja või raamatupidajaga, kes vaatab üle sinu tegevuse ja annab nõu, kui midagi saab paremini teha. Hea mõte võib olla ka majandusaasta aruanne lasta professionaalil koostada.

5. Kasuta arvete koostamiseks professionaalseid tööriistu

Käsitsi Excelis arvete tegemine võib tunduda soodsa võimalusena, aga tegelikult kulutad sa rohkem aega ja suureneb vigade tõenäosus. Sliptree võimaldab koostada professionaalseid arveid mõne minutiga, lisaks saad saata e-arveid, mis liiguvad automaatselt kliendi raamatupidamissüsteemi ja kiirendavad maksete laekumist.

Pea alati silmas oma ettevõtte tuleviku väljavaateid

Kuigi oled praegu mikroettevõtja, ei tähenda see, et jääd selleks igavesti. Ettevõte on nagu elusorganism, mis pidevalt kasvab ja areneb.

Kui lood alustades korraliku süsteemi, on üleminek järgmisele tasemele märksa sujuvam.

Investeeri juba algusest peale headesse süsteemidesse ja praktikatesse - see tasub end pikas perspektiivis alati ära.

Korduma kippuvad küsimused

Mis on mikroettevõte definitsioon Eestis?

Mikroettevõte on äriühing, mille näitajatest kaks ei ületa järgmisi piire: varad kuni 450 000 €, tulu kuni 900 000 € ja keskmine töötajate arv kuni 10.

Mida tähendab lihtsustatud raamatupidamine?

Lihtsustatud raamatupidamine tähendab, et mikroettevõte ei pea järgima kõik täismahulise raamatupidamise nõudeid. Majandusaasta aruande vorm on lühem, sisaldab vähem lisasid ja üldiselt vähem bürokraatiat.

Millal muutub professionaalse raamatupidaja kasutamine kohustuslikuks?

Eestis ei ole seaduslikult kohustuslik kasutada professionaalset raamatupidajat. Samas muutub see praktikas vajalikuks juhul kui oled käibemaksukohustuslane (näiteks aasta käive ületab 40 000 eurot), sul on töötajaid või ettevõttel on keeruline struktuur.

Kuidas ümber minna iseseisvalt raamatupidamiselt professionaalile?

Kõige lihtsam on teha üleminek majandusaasta lõpus. Anna raamatupidajale üle kõik dokumendid ning pangaväljavõtted. Hea raamatupidaja kontrollib varasema töö üle ning teeb vajadusel parandusi.

Kas Sliptree asendab täielikult raamatupidamise tarkvara?

Ei, Sliptree on spetsialiseeritud arvete koostamiseks ning ei ole täielik raamatupidamise lahendus. See sobib hästi ettevõtjale, kes ei vaja keerukat raamatupidamist ning soovib ise oma arveid koostada. Lisaks annab Sliptree hea ülevaate müügituludest.

Millal pean registreerima oma ettevõtte käibemaksukohustuslaseks?

Kui sinu ettevõtte käive ületab 40 000 eurot aastas, pead registreerima end käibemaksukohustuslaseks. Seejärel tuleb saadetud arvetele lisada käibemaks ning saad maha arvestada sisendkäibemaksu sulle esitatud arvetelt.