Arve koostamine ja saatmine alustava ettevõtjana

Pingutused ettevõttega on hakanud vilja kandma ja käes on aeg saata välja esimesed arved? Palju õnne, see on hetk, mil sinu äriidee muutub käegakatsutavaks reaalsuseks.

Arve koostamine ei peaks olema tüütu kohustus, vaid üks nauditavamaid osasid ettevõtlusest.

Siiski on see üks esimesi väljakutseid, millega iga alustav ettevõtja silmitsi seisab. Loe lähemalt, kuidas saad arvete koostamise teha enda jaoks võimalikult kiireks ja mugavaks.

Arve koostamise nõuded

Arve on rohkem kui lihtsalt paber või PDF fail, mis suunab klienti maksma. See on ametlik dokument, mis tõendab tehingut ja on ka maksude arvestamise aluseks.

Arvete koostamine võib esmapilgul tunduda keeruline:

• Kuidas teha arvet nii, et see oleks ilus ja vastaks kõigile nõuetele?

• Mis informatsioon peab arvel olema?

• Kas kasutada mõnd spetsiaalset tarkvara või teha ise?

• Ja mis saab siis, kui klient palub saata e-arve?

- need küsimused võivad tekitada ärevust, kui sa ei ole varem ettevõtte finantspoolega kokku puutunud.

Arved on oluline osa nii sinu ettevõtte raamatupidamisest kui ka professionaalse kuvandi loomisest. Korrektselt koostatud ja viisaka disainiga arved näitavad kliendile, et sinu ettevõte on usaldusväärne ja hästi organiseeritud.

Mis rekvisiidid on arvel kohustuslikud?

Õigesti koostatud arve sisaldab kõiki seadusega nõutud andmeid, ja on samas ka selge ning üheselt mõistetav.

Raamatupidamise seadus (RPS §7) ütleb, et arvel peavad olema toodud vähemalt järgmised andmed:

1. Arve väljastamise kuupäev - kuupäev, millal arve on koostatud

2. Arve number või muu identifitseerimistunnus - unikaalne number, mis võimaldab arvet identifitseerida (järjestikune või muul viisil üheselt määratletav)

3. Müüja nimi, aadress ja registrikood - sinu ettevõtte andmed

4. Ostja nimi, aadress ja registrikood - kliendi andmed (füüsilise isiku puhul isikukood ei ole vajalik)

5. Kauba või teenuse nimetus, kogus, ühiku hind ja summa - mida müüsid ja mis hinnaga

6. Tasumise tähtaeg - millal arve peab olema tasutud

7. Arve saaja käibemaksukohustuslase number (KMKR) - juhul, kui arve saaja on käibemaksukohuslasest juriidiline isik.

Kui sinu ettevõte on käibemaksukohustuslane, siis peavad arvel olema lisaks järgmised andmed:

1. Käibemaksukohustuslase number (KMKR) - sinu ettevõtte käibemaksukohustuslase number

2. Käibemaksumäär ja käibemaksusumma - kui palju käibemaksu lisandub

3. Käibemaksuvabastuse või pöördmaksustamise alus - kui kohaldub (vt "Erijuhtumid" lõiku)

Soovituslikud elemendid

Lisaks kohustuslikele andmetele, on mitmeid komponente, mida tasub arvele lisada, et see oleks professionaalsem ja informatiivsem:

1. Ettevõtte logo ja visuaalne kujundus - aitab luua professionaalse kuvandi

2. Kontaktandmed - telefon ja/või e-post, et klient saaks vajadusel ühendust võtta

3. Pangakonto andmed - et klient teaks, kuhu arve tasuda

4. Viitenumber - aitab siduda makse õige arvega, kasulik lisada kui esitatavate arvete hulk kasvab väga suureks

5. Arve kommentaarid või märkused - täiendav info, mida soovid kliendile edastada

6. Maksetingimused ja viivise informatsioon - mis on kliendi kohustused, kui arvet õigeaegselt ei tasuta

Need elemendid ei ole küll seadusega nõutud, kuid nende lisamine muudab arve professionaalsemaks ja aitab vältida arusaamatusi tulevikus.

Erijuhtumid

Erinevad olukorrad võivad nõuda erinevat informatsiooni arvel. Siin on mõned levinumad erijuhtumid:

• Käibemaksukohustuslasena on oluline, et arvel oleks käibemaksu informatsioon korrektselt kajastatud. Ära tuleb märkida kauba või teenuse käibemaksumäär (22%, 13%, 9% või 0%) ning eraldi real välja tuua käibemaksusumma iga maksumäära kohta. Kui kaubale või teenusele rakendub 0% käibemaksumäär, tuleb arvel välja tuua ka konkreetne viide vastavale käibemaksuseaduse direktiivile.

NB! Tasub tähele panna, et alats 2025. aasta 1. juulist tõuseb standard käibemaks 24% peale.

• Välismaistele klientidele arveid saates on oluline arvestada sihtriigi nõudeid. Kui müüd teenuseid EL-i ettevõtetele ja mõlemad ettevõtted on oma riigis käibemaksukohuslased, võib kehtida pöördmaksustamine, mis tähendab, et arvele märgitakse käibemaksumäär 0%. Sellisel juhul tasub arvele märkida viide käibemaksuseaduse vastavale paragrahvile ning ingliskeelne märge "reverse charge" või "käibemaksu pöördmaksustamine". Lisaks peab arvel olema kindlasti kajastatud ka kliendi KMKR number.

Mis saab siis, kui klient palub saata e-arve?

E-arved võimaldavad automatiseerida arveprotsessi, sest need liiguvad otse sinu majandustarkvarast kliendi omasse, ilma et keegi peaks arvet käsitsi sisestama.

Alates 2019. aastast on avaliku sektori hangetel e-arvete kasutamine kohustuslik. See tähendab, et kui sinu kliendiks on näiteks riigiasutus või kohalik omavalitsus, pead olema võimeline saatma e-arveid.

Ka erasektoris on see trend kasvamas, kuna e-arved võimaldavad arvete saatmise protsessi automatiseerida ning vähendada vigu.

E-arveid on võimalik saata iseseisvalt näiteks läbi E-Arveldaja, sõlmides vastav leping Äriregistris või siis ühe klikiga läbi Sliptree, kus teeme kogu selle protsessi ära sinu eest.

Arve näidis koos selgitustega

Järgneval näidisarvel on olemas kõik olulised elemendid: müüja ja ostja andmed, arve number, kuupäev, maksetähtaeg ning detailne info teenuste või toodete kohta koos hindade, summade ja erinevate käibemaksumääradega.

Professionaalne välimus loob kliendile hea mulje sinu ettevõttest ja näitab, et suhtud oma ärisse tõsiselt. See ei ole vaid raamatupidamisnõue, vaid ka turundusmaterjal, mis peegeldab sinu brändi kuvandit.

Võimalused arve koostamiseks

Arvete koostamiseks on mitmeid teid – alates täiesti iseseisvast lähenemisest kuni spetsiaalsete tarkvaradeni.

Vaatame, millised võimalused sul on ja mis sobib sinu ettevõttele kõige paremini.

Iseseisvalt koostamine (MS Word, Excel)

Kui oled just alustanud, võib tunduda lihtne teha arve ise, kasutades MS Wordi või Excelit. See on tõesti võimalik ja paljud väikeettevõtjad nii teevadki.

Exceli eeliseks on see, et saad valemitega automaatselt arvutada summa, käibemaksu ja kogusumma. Word võimaldab rohkem keskenduda arve visuaalsele küljele.

Sellisel meetodil parima tulemuse saamiseks ja vigade minimeerimiseks võid arve põhja disainida Wordis ja arve kalkulatsioonid Excelis, ning need sealt tabelina Wordi kopeerida.

Sellise lähenemise eelised:

• Sellise meetodiga on lihtne alustada, kui sul on nende programmidega juba kogemust

• Puuduvad täiendavad kulud, kui sul on need programmid nagunii olemas

Aga on ka puudusi:

• Vigade oht on suurem (arvutustes, arvenumbrite järgnevuses, saadetud arve liigutamisel õigesse kausta jne)

• Arve välimus ilmselt ei jää kuigi professionaalne

• Ajakulu on märkimisväärne, eriti kui pead saatma palju arveid

• Puudub ühtne süsteem arvete haldamiseks, automeerimiseks ning raamatupidamisega sidumiseks

• Arvete jälgimine ja meeldetuletused peab käsitsi korraldama ning kerge on unustada laekumiste jälgimist

• E-arvete koostamine sellisel viisil ei ole võimalik.

Kui valid selle tee, siis salvesta endale kindlasti arve põhi, mida on võimalik iga kord taaskasutada – nii hoiad aega kokku ja väldid osa vigu.

Arvete koostamine läbi spetsiaalse tarkvara

Õnneks on Eestis mitmeid häid tarkvaralahendusi, mis teevad arvete koostamise palju lihtsamaks. Neid on nii tasulisi kui tasuta ning valik sõltub sinu ettevõtte vajadustest.

Põhjalikku võrdlust Eestis levinud arve koostamise programmidest vaata siit.

Kuidas koostada esimene arve 5 minutiga Sliptree abil?

Esimesel koostamisel:

1. Vali sobiv arve disain meie näidiste hulgast, määra oma brändi kuvandile vastav värvitoon ja soovi korral muuda teisi arve andmeid, nagu arve numbri vorming

2. Sisesta oma ettevõtte andmed, nagu nimi, aadress ja registri number

3. Määra arve andmed, nagu maksetähtaeg, viivis, valuuta ja mis keeles soovid arvet koostada

4. Lisa kliendi andmed käsitsi või impordi ühe klikiga äriregistrist

5. Lisa toode ja hind ning soovi korral muud märkmed

6. Valmis! Saada kliendile professionaalne ja isikupärastatud arve meiliga või e-arvena, soovi korral lae arve alla ka pdf failina

Peale esimest arve koostamist arve blankett, teenused ning kliendi andmed salvestuvad, seega järgmisel korral saad rippmenüüst valida kliendi ning teenuse või lisada lihtsa vaevaga uued.

Sliptree eelised alustavale ettevõtjale

Sliptree võimaldab koostada ilusaid ja professionaalseid arveid lihtsa vaevaga. Kasutajaliides on intuitiivne ja ei nõua pikka koolitust – saad kohe alustada arvete koostamist. See on oluliselt lihtsam kui keerulisemad raamatupidamistarkvarad, mis nõuavad põhjalikumat süvenemist.

Sliptree peamised eelised on:

• Arve professionaalne välimus - Sliptree pakub mitmeid kujundusmalle, mis teevad sinu arved silmapaistvaks ja professionaalseks. Lisa oma logo ja kohanda arvet vastavalt brändi värvitoonidele, et arved peegeldaksid sinu ettevõtte identiteeti.

• E-arvete tugi - Sliptree võimaldab kiiresti ja mugavalt koostada ja saata e-arveid. Saada arved otse süsteemist e-arve formaadis või PDF failina e-posti teel.

• Arve ajaloo ja maksete jälgimine - Sliptree võimaldab jälgida, millised arved on tasutud ja millised ootavad veel makset ning saata meeldetuletusi maksmata arvete kohta.

• Koosta müügipakkumisi - Saada kliendile professionaalne müügipakkumine, millest saad hiljem eduka tehingu järel genereerida arve ühe klikiga.

• Mitmekeelsed arved - Kui sul on rahvusvahelised kliendid, saad Sliptree abil koostada arveid erinevates keeltes.

• Tasuta versioon alustamiseks - Sliptree pakub tasuta versiooni, mis on ideaalne alustamiseks. Äri kasvades saad liikuda tasulisele versioonile, mis pakub rohkem funktsioone.

"Sliptree ilu seisneb selles, et seda on väga lihtne õppida. Me pole kunagi vajanud koolitust ja oleme saanud programmi enda klientidele arvete saatmise jaoks sobivaks kohandada. Globaalsele digitaalsele ettevõttele nagu meie on arvete saatmine mitmes keeles meeldiv lisavõimalus."

David Bailey

Blu Mint juhataja

Kokkuvõte

Arve ei ole ainult raamatupidamisdokument - see on ka oluline kommunikatsioonivahend sinu ja kliendi vahel. Professionaalne arve tõstab usaldusväärsust ning näitab, et oled tähelepanelik ja põhjalik.

Arvete koostamine ja saatmine ei pea olema keeruline või tülikas protsess. Õigete töövahendite ja teadmistega saad selle korraldada lihtsalt ja professionaalselt.

Kuigi alustavad ettevõtjad võivad alguses eelistada tasuta arvete koostamist Exceli või Wordi abil, tasub kaaluda spetsiaalse tarkvara kasutamist, mis muudab protsessi lihtsamaks ja professionaalsemaks ning väldib ebamugavusi tulevikus.

Alusta juba täna professionaalsete arvete lihtsat koostamist ja naudi sujuvamat ettevõtlust!

Saada esimene arve läbi Sliptree tasuta versiooni kasvõi kohe ja veendu ise, kui lihtne on professionaalse arve koostamine!

Kui sul on küsimusi või vajad abi, võta julgelt ühendust - oleme siin, et aidata sul oma ettevõttega edukalt alustada!

Korduma Kippuvad Küsimused

Millised arve rekvisiidid on kohustuslikud?

Kohustuslikud rekvisiidid on: arve kuupäev, number, müüja andmed (nimi, aadress, registrikood), ostja andmed, kauba/teenuse nimetus, kogus, hind, summa ja tasumise tähtaeg. Käibemaksukohustuslasel lisaks KMKR number ja käibemaksu summa.

Kui pikk maksetähtaeg arvele määrata?

Tavapärane maksetähtaeg on 7-14 päeva, kuid suuremate summade puhul võib kaaluda ka pikemat tähtaega, näiteks 30 päeva. Pikemate tähtaegade puhul on soovitatav sõlmida eraldi kokkulepe.

Kas Sliptree võimaldab saata ka e-arveid?

Jah, Sliptree võimaldab lihtsa vaevaga koostada ja saata e-arveid. Saad saata arved otse süsteemist e-arve formaadis nii avaliku sektori asutustele kui ka teistele Eesti ettevõtetele, kes aktsepteerivad e-arveid.

Kas arve võib teha tagantjärele?

Jah, arve võib koostada ka pärast kauba tarnimist või teenuse osutamist, kuid see peaks toimuma mõistliku aja jooksul. Käibemaksukohustuslased peavad arvestama, et käibemaksu arvestus toimub vastavalt arve kuupäevale, maksimaalselt 7 päeva jooksul alates teenuse osutamise või kauba kättesaadavaks tegemise hetkest.

Kuidas kaitsta end maksmata arvete eest?

Kasuta arvete jälgimise süsteemi ja saada õigeaegseid meeldetuletusi. Selgelt sõnastatud maksetingimused arvel, sealhulgas viivis hilinenud maksete eest, aitavad vähendada makseprobleeme.